3.1. Определение штатной численности работников архивных учреждений проводится в четыре этапа:
предварительный;
расчет штатной численности по нормативному методу;
расчет штатной численности по функциональному методу;
формирование структуры архивных учреждений.
3.2. Предварительный этап характеризуется организацией работы по анализу действующих нормативно-методических документов, разработке организационно-методических материалов, определению видов работ, расчету объемов работ.
Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архивных учреждений за последние годы (или планируемых результатов при введении новой должности) и таких факторов, как: объемы и состояние сохранности фондов архивов, наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, микроформ, размеры обслуживаемых площадей, количество обслуживаемого оборудования, наличие специального оборудования и другие.
3.3. На этапе расчета штатной численности по нормативному методу определяется количество штатных единиц путем осуществления работы по поиску и анализу действующих норм (нормативов), укрупненных и расчетных показателей.
3.4. На этапе расчета штатной численности по функциональному методу осуществляется работа по определению количества штатных единиц работников архивных учреждений по должностям, вводимым для выполнения специфических задач, новым направлениям деятельности, а также по должностям, по которым отсутствуют отраслевые и межотраслевые нормы (нормативы), укрупненные и расчетные показатели.
3.5. На этапе формирования структуры архивных учреждений осуществляется работа по определению количества структурных подразделений архивных учреждений исходя из направлений их деятельности. По числу структурных подразделений архивных учреждений устанавливается предельное количество руководителей структурных подразделений.