9.1. Организацию приема граждан руководителями исполнительных органов обеспечивает подразделение исполнительного органа, осуществляющего организацию приема граждан.
9.2. Организация приема граждан включает в себя:
прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;
составление графика приема граждан руководителями исполнительных органов и обеспечение его соблюдения;
предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;
документационное обеспечение приема граждан;
ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;
осуществление контроля за выполнением поручений, данных должностными лицами на приемах граждан.
9.3. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:
консультативно-правовая работа (предварительная беседа со специалистами);
личный прием граждан руководителями исполнительных органов.
9.4. К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на прием к руководителям исполнительных органов, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующего исполнительного органа. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник подразделения исполнительного органа, осуществляющего организацию приема граждан, и по результатам рассмотрения осуществляет запись на прием к руководителю исполнительного органа.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в письменном заявлении гражданина, не относится к компетенции исполнительного органа либо представленные документы не удовлетворяют требованиям абзаца первого настоящего пункта Инструкции.
9.5. Учет устных обращений граждан осуществляется в автоматизированной системе ЕСЭДД.
9.6. При записи гражданина на прием к должностному лицу:
готовится карточка личного приема гражданина руководителем исполнительного органа;
формируется дело, в которое включают правовые акты и иные документы по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращения, и иные материалы.
9.7. Решение, принятое руководителем исполнительного органа на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям, подписывается руководителем исполнительного органа, производившим прием, и после регистрации в службе делопроизводства направляется исполнителю.
9.8. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
9.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9.10. Поручения руководителя исполнительного органа записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.
9.11. Поручение, данное руководителем исполнительного органа по обращению гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо затребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
9.12. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только руководителем исполнительного органа, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником службы делопроизводства.
Информация о продлении сроков исполнения фиксируется в автоматизированной системе ЕСЭДД.
9.13. Проекты ответов, подготовленные в соответствии с поручениями руководителя исполнительного органа, направляются для подписания руководителю исполнительного органа.
9.14. Поручение снимается с контроля в случаях, если:
вопрос, поставленный в обращении, решен;
исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и руководитель исполнительного органа, давший поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами исполнителя.