5.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, руководителями соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области и курирующими вице-губернаторами Ленинградской области на втором экземпляре внизу лицевой стороны последнего листа либо на его оборотной стороне.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.
5.2. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов исполнительной власти проходят обязательное редактирование в протокольном отделе, затем передаются в группу автоматизированной подготовки документов для оформления на бланке установленной формы и через управление делопроизводства направляются Губернатору Ленинградской области на подписание.
5.3. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетным вопросам проходят согласование в комитете финансов, по вопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения - в комитете экономического развития.
5.4. Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившего проект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, представляет перечень документов (копий), которые следует направить в представительство Правительства Ленинградской области при Правительстве Российской Федерации с копией письма, и передает их в сектор служебной корреспонденции.
5.5. Письма, телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всем руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органов местного самоуправления (кроме подписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области), рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
5.6. Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.