3.1. На каждого гражданина (семью), принятого на учет, формируется учетное дело, в котором содержатся документы, являющиеся основанием для принятия на учет.
3.2. Основанием для формирования учетного дела является распоряжение администрации района Санкт-Петербурга о принятии гражданина (семьи) на учет.
3.3. После формирования учетного дела ему присваивается номер, который складывается из кода района Санкт-Петербурга, даты принятия на учет, номера дела.
3.4. Учетное дело представляет собой папку (скоросшиватель), содержащую следующие документы:
заявление гражданина о принятии на учет;
документы, подлежащие рассмотрению при принятии на учет;
копию распоряжения (выписку из распоряжения) администрации района Санкт-Петербурга о принятии гражданина (семьи) на учет;
материалы переписки с гражданином с указанием входящих и исходящих номеров и принятых решений по ним;
опись документов.
3.5. На лицевой стороне папки учетного дела указываются:
год и номер учетного дела;
фамилия, имя, отчество заявителя;
адрес и контактный телефон;
другая информация по усмотрению администрации района Санкт-Петербурга.
3.6. Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке по датам поступления, нумеруются и вносятся в опись по мере поступления.
3.7. Изменения в учетное дело вносятся на основании результатов актуализации данных (пункт в редакции, введенной в действие с 14 июля 2011 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 1 июля 2011 года N 874, - см. предыдущую редакцию).
3.8. Учетное дело хранится в соответствии с законодательством об архивном деле.