10.1. Организацию приема граждан, представителей организаций и общественных объединений (далее в настоящей главе - граждане) председателем, первым заместителем председателя и заместителями председателя (далее в главах 9 и 10 настоящего Регламента - должностные лица Комитета) обеспечивает организационный отдел.
10.2. Прием граждан осуществляется посредством личного приема граждан должностными лицами Комитета, в том числе в режиме видео-конференц-связи.
10.3. Организация личного приема граждан включает в себя:
составление графика приема граждан должностными лицами Комитета и обеспечение его соблюдения;
предварительную запись граждан на личный прием к должностным лицам Комитета, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;
документационное обеспечение приема граждан;
контроль за исполнением решений, принятых должностным лицом Комитета, проводившим личный прием.
10.4. К рассмотрению принимаются письменные обращения граждан о записи на личный прием, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник организационного отдела и по результатам рассмотрения осуществляет предварительную запись на личный прием к должностным лицам Комитета по принадлежности вопроса.
Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются сотрудником организационного отдела в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
10.5. Учет устных обращений граждан осуществляется в государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга" (далее - ЕСЭДД).
10.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
10.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Видео- и (или) аудиозапись личного приема гражданином может осуществляться исключительно с согласия должностного лица, проводящего личный прием.
10.8. Решения, принятые на личном приеме граждан, оформляются в виде резолюции, содержащей поручения, которая подписывается должностным лицом Комитета, проводившим прием.
Поручения записываются в карточку личного приема граждан.
10.9. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.
10.10. Организационным отделом осуществляется контроль выполнения поручений, данных в ходе личного приема, который включает в себя: постановку на контроль, контроль за сроками выполнения, учет и анализ результатов выполнения.
10.11. Сроки выполнения поручений могут быть продлены должностным лицом Комитета, установившим срок исполнения, либо уполномоченным на то лицом.
10.12. Поручение снимается с контроля должностным лицом Комитета, давшим поручение, либо уполномоченным на то лицом в случаях, если вопрос решен, а также если исполнителем даны разъяснения или обоснованный отказ в выполнении требований гражданина. Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.
10.13. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан посредством размещения указанной информации на официальном сайте Комитета (http://gov.spb.ru/gov/otrasl/c_culture/) и информационных стендах в здании Комитета.