9.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан, поступающими в территориальное управление Кронштадтского административного района Санкт-Петербурга, организует специалист 1 категории по обращениям и жалобам граждан.
9.2. Все поступающие в территориальное управление письменные обращения граждан первоначально поступают в канцелярию территориального управления, которая передает обращения в день поступления специалисту 1 категории по обращениям и жалобам для регистрации.
9.3. На все обращения, адресованные главе территориального управления и его заместителям, накладывается резолюция о рассмотрении обращений структурными подразделениями в соответствии с компетенцией.
9.4. Все письма граждан, на которых имеется резолюция главы территориального управления и его заместителей, ставятся на контроль.
9.5. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет специалист по обращениям и жалобам граждан.
9.6. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения руководителем структурного подразделения, рассматривающего обращение, с обязательным уведомлением об этом заявителя и специалиста по обращениям и жалобам граждан.
9.7. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо, с его согласия, устный ответ.
9.8. Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами территориального управления в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указывается фамилия исполнителя и его служебный телефон.
9.9. Ответы в Администрацию Санкт-Петербурга подписывает только глава территориального управления.
В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.
9.10. Подлинники ответов специалистом по обращениям и жалобам готовятся на отправку. Копии ответов подшиваются в дела.
9.11. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся у специалиста по обращениям и жалобам 3 года, затем передаются в установленном порядке в архив.
9.12. Специалист 1 категории по обращениям и жалобам осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями граждан структурными подразделениями территориального управления, а также должностными лицами государственных предприятий, учреждений и организаций, подведомственных территориальному управлению.
9.13. Специалист 1 категории по обращениям и жалобам в установленные сроки представляет в управление по обращениям и жалобам Администрации Санкт-Петербурга не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с обращениями и жалобами, а также предложения по совершенствованию этой работы.
10. Организация приема граждан.
10.1. Организацию приема граждан и представителей организаций, обращающихся в территориальное управление, обеспечивает специалист 1 категории по обращениям и жалобам граждан.
10.2. Специалист 1 категории по обращениям и жалобам осуществляет:
прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;
составление графика приема граждан главой территориального управления и заместителями;
предварительную запись на прием, подготовку необходимых материалов;
контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;
подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.
10.3. Для решения вопроса о записи на прием к должностным лицам территориального управления специалист по жалобам и обращениям граждан принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку предъявленных документов делает специалист по обращениям и жалобам и по результатам рассмотрения предъявленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу территориального управления по принадлежности вопроса.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции территориального управления, либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.
10.4. Специалист 1 категории по обращениям и жалобам граждан осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет справочно-поисковую картотеку, направляет документы на рассмотрение в структурные подразделения территориального управления и иные организации, подведомственные территориальному управлению.
10.5. Каждое обращение регистрируется:
в списке принятых граждан специалистом по обращениям и жалобам с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;
в карточке личного приема граждан главой территориального управления, первым заместителем главы территориального управления, заместителями главы территориального управления;