4.1. Служебные документы принимаются и регистрируются в канцелярии управления делами в день поступления.
Главе территориального управления, его заместителям при необходимости подбирают имеющуюся переписку по данному вопросу, документы, на которые имеются ссылки в тексте поступившего документа.
4.2. Поступившие в территориальное управление служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный руководством, в случае отсутствия установленного срока в течение одного месяца. Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с главой территориального управления.
4.3. Контроль за исполнением поручений главы территориального управления по служебным документам осуществляет специалист II категории, отвечающий за делопроизводство.
4.4. Ответы на документы из вышестоящих органов подписывает только глава территориального управления, если документ не адресован персонально другому руководителю.
Ответы на другие служебные письма подписывает, как правило, глава территориального управления, его заместители в соответствии с распределением обязанностей.
4.5. Если документ адресован главой администрации нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ, либо заключение, а соискатели представляют ему необходимые материалы.
4.6. Служебные документы считаются исполненными и списываются в дело на основании ответа, подписанного исполнителем и главой территориального управления. Если исполнение не требует составления справки, то на документе исполнителем делается [отметка] о результатах исполнения. Документ сдается в канцелярию.
4.7. Прием и рассылку служебных писем производит только канцелярия.
4.8. Поступившие в территориальное управление нормативные акты регистрируются канцелярией и передаются главе, а затем юристу.
4.9. Депутатские запросы, поступившие в территориальное управление, рассматриваются в соответствии с действующим законодательством.