8.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан, поступающими в Гостехнадзор Санкт-Петербурга, организует отдел кадров и административно-правового обеспечения.
8.2. Все поступившие в Гостехнадзор Санкт-Петербурга обращения граждан первоначально поступают в отдел кадров и административно-правового обеспечения, сотрудники которого в день их поступления проверяют правильность доставки, производят вскрытие конвертов, проверяют целостность вложений.
Отдел кадров и административно-правового обеспечения регистрирует письма граждан в день их поступления.
При регистрации на письмах граждан ставится штамп, куда вписывается дата регистрации и входящий номер письма.
8.3. Все зарегистрированные письма граждан проверяются на повторность поступления отделом кадров и административно-правового обеспечения. При поступлении повторных писем граждан исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.
Повторным считается письмо, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.
Повторные письма, а также письма одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им в различные адреса, а затем поступившие в сектор приема граждан, учитываются под регистрационным номером первого письма.
8.4. Зарегистрированные письма передаются для рассмотрения начальнику Гостехнадзора, который налагает на них резолюцию, и в соответствии с резолюцией передаются в структурные подразделения Гостехнадзора Санкт-Петербурга для исполнения.
8.5. Все письма граждан ставятся на контроль.
8.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет отдел кадров и административно-правового обеспечения.
8.7. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения начальником Гостехнадзора Санкт-Петербурга или по его поручению начальником отдела кадров и административно-правового обеспечения.
8.8. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо с его согласия устный ответ.
8.9. Письменные ответы на обращения, адресованные начальнику Гостехнадзора Санкт-Петербурга, подписываются начальником или его заместителем в соответствии с компетенцией. В ответе обязательно указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.
8.10. Отдел кадров и административно-правового обеспечения осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями граждан структурными подразделениями Гостехнадзора Санкт-Петербурга.
8.11. Письма граждан, поступившие в структурные подразделения Гостехнадзора Санкт-Петербурга из отдела кадров и административно-правового обеспечения, должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные настоящим Регламентом.
Срок рассмотрения этих писем исчисляется с даты регистрации письма в отделе кадров и административно-правового обеспечения. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.
8.12. Если в резолюции к письму указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за 5 дней до наступления срока ответа на письмо представляют ответственному исполнителю справки на соответствующих бланках писем, в которых отражают результаты рассмотрения своих вопросов.
8.13. Ответ на письмо гражданина должен содержать:
информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме содержится несколько вопросов;
информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, четко указав при этом, подтвердились факты или нет, в случае подтверждения фактов - информацию о принятых мерах по их устранению;
аргументы, обосновывающие излагаемую в ответе позицию;
аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в письме вопросов.
8.14. Руководители структурных подразделений Гостехнадзора Санкт-Петербурга несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.
8.15. На бланке ответа на письмо гражданина проставляются дата отправки и регистрационный номер письма. Исходящим номером ответа на письмо гражданина является входящий регистрационный номер письма.
Подлинники ответов направляются гражданам.
Копии ответов подшиваются сотрудниками отдела кадров и административно-правового обеспечения в соответствующие дела.
8.16. Отдел кадров и административно-правового обеспечения осуществляет анализ деятельности должностных лиц по работе с обращениями и жалобами, готовит заключение и отчеты с соответствующими выводами и предложениями и вносит их на рассмотрение начальнику Гостехнадзора Санкт-Петербурга.