4.1. При приемке и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).
4.2. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
4.3. На документах, поступивших в Гостехнадзор Санкт-Петербурга до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
4.4. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях (как создаваемая в Гостехнадзоре Санкт-Петербурга, так и поступающая из других организаций).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.
4.5. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер) документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем правом углу документа.
4.5.1. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.
Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.
В целях удобства работы с документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций по одному и тому же вопросу.
4.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы и др. доставляются немедленно адресату.
4.7. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) присваиваются самостоятельные регистрационные номера.
Исходящие документы передаются соответственно в отдел кадров и административно-правового обеспечения Гостехнадзора для отправки адресатам курьерской службой, фельдъегерской службой, заказной или простой почтой.