9.1. Председатель Комитета ежемесячно ведет прием граждан и представителей организаций (далее - прием граждан) по утвержденному графику.
9.2. Подготовительную работу для приема граждан осуществляет отдел по работе с персоналом и государственной службы, в том числе:
- оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;
- составление графика приема граждан председателем Комитета, его заместителями и руководителями структурных подразделений Комитета, обеспечивает его соблюдение и документальное оформление;
- ведение предварительной записи на прием и подготовку необходимых материалов;
- заполнение учетных карточек личного приема граждан установленной формы (приложение 2*);
_______________
* Приложение 2 в рассылке не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
- подбор необходимых справочных материалов;
- осуществление контроля за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;
- подготовка информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.
9.3. Председатель Комитета осуществляет прием граждан не реже одного раза в месяц. Запись на прием осуществляется с учетом оценки предъявленных гражданами документов.
Отсутствие правовых оснований для решения вопроса Комитетом по предмету обращения (предложений, заявлений, жалоб) влечет за собой обязанность подготовки мотивированного ответа заявителю.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции Комитета.
9.4. Сотрудник отдела по работе с персоналом и государственной службы осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет справочно-поисковую картотеку, направляет документы на рассмотрение в структурные подразделения Комитета.
9.5. Каждое обращение регистрируется:
- в журнале приема посетителей;
- в карточке личного приема граждан.
9.6. Принятое председателем Комитета решение записывается в карточке личного приема, поручение ставится на контроль.
9.7. Поручения председателя Комитета по рассмотренное на приеме граждан должны исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении*.
_______________
* Текст абзаца соответствует оригиналу. - Примечание "КОДЕКС".
9.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только председателем Комитета, установившим срок исполнения. Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан.
9.9. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен или отказ в выполнении требований гражданина согласован председателем Комитета.
9.10. В карточке учета личного приема делается отметка об исполнении. Одновременно делается запись об исполнении в журнале приема посетителей.
9.11. Организационно-контрольный отдел:
- формирует квартальный отчет Комитета о работе с обращениями граждан по установленной форме (приложение 1*) и направляет в Управление по обращениям и жалобам Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
_______________