7.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается:
в Комитете - на организационный отдел;
в подразделениях Комитета - на ответственных за делопроизводство.
7.2. Все письма граждан, поступившие непосредственно в Комитет и структурные подразделения Комитета, регистрируются, как правило, в день поступления писем.
7.3. Все поступившие в организационный отдел Комитета письменные обращения (далее - письма) граждан первоначально поступают в организационный отдел, который в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений, и в расконвертованном виде вместе с конвертом регистрируются.
Организационный отдел регистрирует письма граждан, поступившие в Комитет, как правило, в день их поступления.
7.4. При регистрации на письмах граждан ставится штамп организационного отдела, куда вписывается дата регистрации и входящий номер письма.
Входящий номер письма состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в письмах граждан, и порядкового номера письма, например:
N 10.5-25 от 21.01.1998, где:
10.5 - индекс классификатора;
25 - порядковый номер письма;
21.01.1998 - дата регистрации.
7.5. Письма граждан разделяются на следующие виды:
личные - от конкретного заявителя;
коллективные - от группы заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.);
анонимные - от гражданина или группы граждан без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося или не содержащих адресных данных, позволяющих определить, куда следует направлять ответ.
Анонимные письма, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело.
7.6. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном сетевом режиме ЭВМ. При этом в компьютер вводится следующая информация:
фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;
краткая информация о поставленных в письмах вопросах;
весь ход рассмотрения письма с записью поручений (резолюций) соответствующих должностных лиц, фамилиями конкретных исполнителей, результатами рассмотрения, отметками об исполнении и снятии с контроля (если документ взят на контроль);
информация о письме: дата поступления, признак письма (личное или направлено в Комитет с сопроводительным письмом организации), категория письма (жалоба, заявление, предложение), вид письма (личное, коллективное, анонимное), куда и кому адресовано, к какой социальной группе относится автор (участник Великой Отечественной войны, инвалид Великой Отечественной войны, многодетный и т.д.).
7.7. Все зарегистрированные письма граждан проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных писем граждан исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.
Повторным считается письмо, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу; если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.
Повторные письма, а также письма одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им в различные адреса, а затем поступившие в организационный отдел, учитываются под регистрационным номером первого письма.
7.8. Подразделения Комитета, организационный отдел несут в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам Комитета и заявителям по их запросам.
7.9. Поступившие в Комитет письма граждан, адресованные председателю Комитета и его заместителям, после регистрации направляются руководителям Комитета по принадлежности вопросов.
По поручению, содержащемуся в резолюции руководителей Комитета, письма направляются для рассмотрения в подразделение Комитета. Письма граждан передаются в подразделения Комитета.