10.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан, поступающими в Канцелярию, организует организационный отдел.
10.2. Все поступившие в Канцелярию обращения граждан первоначально поступают в сектор служебной корреспонденции организационного отдела, который в день поступления их регистрирует.
10.3. Зарегистрированные письма передаются для рассмотрения председателю Комитета.
10.4. Председатель Комитета налагает резолюцию о рассмотрении обращения структурным подразделением Комитета в соответствии с компетенцией.
10.5. Все письма граждан, на которых имеется резолюция председателя, ставятся на контроль.
10.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет организационный отдел.
10.7. Срок рассмотрения обращения может быть продлен, в порядке исключения, руководителем Комитета, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Промежуточный ответ готовит подразделение, которое рассматривает обращение.
10.8. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо, с его согласия, устный ответ.
10.9. Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами Комитета в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.
Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право подписывать председатель Комитета и его заместители.
В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.
10.10. Подлинники ответов передаются в сектор служебной корреспонденции на отправку. Копии ответов подшиваются в дела.
10.11. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в канцелярии 3 года, затем передаются в установленном порядке в архив.
10.12. Организационный отдел осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями граждан структурными подразделениями Администрации, а также должностными лицами государственных предприятий, учреждений и организаций, подведомственных Комитету.
10.13. Структурные подразделения Комитета в установленные сроки представляют в организационный отдел не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с обращениями и жалобами, а также предложения по совершенствованию этой работы.
10.14. Организационный отдел осуществляет анализ деятельности структурных подразделений Комитета по работе с обращениями и жалобами, готовит заключения и отчеты с соответствующими выводами и предложениями и после подписания у председателя Комитета направляет отчеты в Управление по обращениям и жалобам Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.