1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по культуре (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной документацией в Комитете по культуре (далее - Комитет) в процессе его деятельности.
Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и оформление документов, порядок работы с документами и письмами граждан в Комитете, контроль за их рассмотрением и исполнением, составление номенклатуры и формирование дел, подготовку документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Санкт-Петербурга и иными нормативными актами Санкт-Петербурга, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Регламентом Администрации Санкт-Петербурга, Комитета.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию системы делопроизводства аппарата Комитета и его структурных подразделений.
1.4. Структурные подразделения Комитета должны организовывать и вести делопроизводство на основании Инструкции и других нормативно-методических документов. В подведомственных учреждениях Комитета самостоятельно разрабатываются инструкции, не противоречащие настоящей Инструкции, которые утверждаются руководителями этих учреждений.
1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в подразделениях Комитета возлагается на их руководителей.
1.6. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на организационный отдел.
1.7. В Комитете устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой
централизованно:
в Комитете ведется организационная и методическая работа по вопросам документационного обеспечения;
осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению поручений губернатора, председателя Комитета, правовых актов Администрации, председателя Комитета;
осуществляется регистрация и рассылка правовых актов губернатора, председателя Комитета, прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции; регистрация документов, адресованных председателю и его заместителям; информационно-справочная работа о прохождении служебной корреспонденции; техническое оформление (печатание) документов и их хранение;
осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
ведется работа по рассылке поступающих в Комитет правовых актов в подразделения Комитета в соответствии с их компетенцией и отраслевые отделы подведомственных организаций (в зависимости от содержания поступающих правовых актов);
децентрализованно:
в подразделениях Комитета осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно этим подразделениям.
1.8. Требования Инструкции распространяются на все служебные документы Комитета несекретного характера и обязательны для всех сотрудников Комитета.
Правила, определяющие порядок работы с секретными, конфиденциальными документами и документами, имеющими реквизиты "Для служебного пользования", устанавливаются специальной Инструкцией.
Требования Инструкции распространятся как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами, независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащиеся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.9. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов, депутатских запросов депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов) осуществляется в порядке и в сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.10. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения.
1.11. Передача документов (копий документов) из подразделений Комитета работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.
Передача документов (копий документов) из подразделений Комитета представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными должностными лицами Комитета.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику.
1.12. Нарушение требований Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника Комитета.