3.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны, оформляются на гербовых бланках для писем Комитета.
3.2. Текст документа, как правило, печатается на русском языке.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
3.3. В реквизите "Адресат" указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные в следующей последовательности: дом, улица, город, почтовый индекс, страна.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).
3.4. Заголовок к тексту не составляется.
3.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в территориальное управление, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".
3.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.
3.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата (согласно пункту 3.3 настоящей Инструкции) и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и языке страны-адресата.