9.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в Комитет, обеспечивает организационный отдел.
9.1.1 Специалисты организационного отдела осуществляют:
- прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;
- составление графика приема граждан председателем и руководителями структурных подразделений Комитета;
- предварительную запись на прием к председателю и первым заместителям;
- подготовку необходимых материалов;
- контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;
- подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.
9.1.2. Для решения вопроса о записи на прием к должностным лицам Комитета сотрудник организационного отдела принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку предъявляемых документов делает сотрудник организационного отдела и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу Комитета по принадлежности вопроса.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции Комитета либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.
9.2. Сотрудник организационного отдела осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет справочно-поисковую картотеку, направляет документы на рассмотрение в структурные подразделения Комитета и иные организации, подведомственные Комитету.
9.3. Каждое обращение регистрируется:
- в списке принятых граждан в приемной Комитета с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;
- в карточке личного приема граждан руководителями Комитета и структурных подразделений Комитета (данная форма заполняется только в том случае, если решением вопроса занимается соответствующее должностное лицо Комитета);
- в журнале приема посетителей руководителями структурных подразделений Комитета.
9.4. В соответствующую графу списка принятых граждан вносится запись о содержании беседы сотрудника организационного отдела с гражданином.
9.5. В случае записи гражданина на прием к должностному лицу Комитета сотрудник организационного отдела подготавливает следующие документы:
- карточку личного приема граждан руководителями Комитета;
- справку-заключение с рекомендациями;
- дело, в которое включают копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу, справки структурных подразделений и подведомственных организаций, рассматривавших обращение.
9.6. Принятое должностным лицом Комитета решение записывается в карточке личного приема.
Решение оформляется в виде поручения структурным подразделениям Комитета, подведомственным организациям и с сопроводительным письмом на бланке, за подписью руководителя, после регистрации направляется адресату.
Поручение должностного лица Комитета ставится на контроль. При этом формируется контрольная картотека в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
9.7. Поручение должностного лица Комитета по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, исполняются безотлагательно.
9.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником организационного отдела.
Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан.
9.9. Справки-ответы исполнителей анализируются сотрудником организационного отдела и докладываются должностному лицу Комитета, направившему документы для рассмотрения в структурное подразделение или в подведомственную организацию. Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, специалист организационного отдела повторно направляет документы в структурное подразделение или подведомственную организацию с поручением для рассмотрения по существу и ответа.