8.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в территориальное управление, обеспечивает сектор приема граждан общего отдела территориального управления.
8.1.1. Сектор приема граждан общего отдела осуществляет:
- прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;
- составление графика приема граждан главой территориального управления и его заместителями, обеспечение его соблюдения и документального оформления;
- предварительную запись на прием, подготовку необходимых материалов;
- контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;
- подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.
8.1.2. Глава территориального управления осуществляет прием граждан (юридических лиц) каждую среду в соответствии с утвержденным главой графиком приема.
Для решения вопроса о записи на прием к главе территориального управления сектор приема граждан общего отдела осуществляет запись с учетом оценки предъявленных гражданами документов и при условии принятия мер в рамках правового поля заместителями главы территориального управления.
Отсутствие правовых оснований для решения вопроса территориального управления по предмету обращения (предложений, заявлений, жалоб) влечет за собой обязанность подготовки мотивированного ответа заявителю руководителем структурного подразделения территориального управления, завизированного заместителем главы территориального управления, курирующего данное направление деятельности, о принятом решении для подписания главой территориального управления, с разъяснением порядка обжалования по просьбе заявителя.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции главы территориального управления.
Заместители главы территориального управления осуществляют прием граждан 1 раз в неделю по утвержденному главой территориального управления графику.
8.2. Сектор приема граждан осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет справочно-поисковую картотеку, направляет документы на рассмотрение в структурные подразделения территориального управления, иные подведомственные организации территориального управления.
8.3. Каждое обращение регистрируется:
- в списке принятых граждан в секторе приема граждан с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;
- в журнале приема посетителей должностными лицами территориального управления.
8.4. Принятое должностным лицом территориального управления решение записывается в карточке личного приема.
Поручение должностного лица территориального управления ставится на контроль сектором приема граждан общего отдела. При этом формируется контрольная карточка в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
8.5. Поручение должностного лица территориального управления по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 27 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, исполняются безотлагательно.
8.6. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения.
Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан и докладывается должностному лицу территориального управления, направившему документы для рассмотрения в подведомственную организацию. Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.
В случае если поступивший от исполнителя проект ответа не отвечает предъявляемым требованиям, начальник общего отдела повторно направляет документы в подведомственную организацию с поручением для доработки.
8.7. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а также, если подведомственной организацией дан отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо территориального управления, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
8.8. В карточке учета личного приема делается отметка об исполнении. Одновременно делается запись об исполнении в журнале приема посетителей должностными лицами территориального управления.
8.9. В целях информирования должностных лиц территориального управления о состоянии и характере обращений граждан в сектор приема граждан работники сектора приема граждан готовят:
- статистические справки о количестве записавшихся на прием к должностным лицам территориального управления - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;
- статистические справки о выполнении поручений должностных лиц территориального управления - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;
- тематические справки по обращениям граждан - ежеквартально;