6.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений территориального управления, глава территориального управления, его заместители проводят совещание с руководителями структурных подразделений, а также с руководителями предприятий, организаций и учреждений в следующем порядке:
6.1.1. Рабочее совещание главы, его заместителей, советников и руководителей структурных подразделений - ежедневно в 9.15.
6.1.2. Аппаратное совещание с заместителями главы, советниками и руководителями структурных подразделений территориального управления, расширенное - с участием руководителей учреждений, предприятий и организаций - еженедельно по понедельникам, как правило, в 10.00. Заместители главы и руководители структурных подразделений отчитываются о проделанной работе, докладывают о планировании работы на неделю, получают поручения главы территориального управления.
Начальник общего отдела ведет протокол совещания, который должен быть оформлен не позднее следующего рабочего дня. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на аппаратном совещании.
Копию протокола или выписку из него общий отдел передает исполнителям под роспись для организации работы по выполнению принятых решений. Копия протокола направляется, в том числе по каналам факсимильной связи, всем участникам совещания.
Контроль за выполнением протокольных поручений осуществляет общий отдел.
6.1.3. Другие совещания - согласно плану и по необходимости.
6.2. Оповещение участников совещания и регистрацию приглашенных обеспечивает руководитель структурного подразделения, готовящий совещания.
6.3. Должностные лица, ответственные за подготовку вопросов, выносимых на рассмотрение, представляют главе территориального управления или лицу, его замещающему, не позднее чем за один рабочий день до совещания проекты соответствующих решений, если они предусмотрены.
6.4. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за подготовку совещания, ведет протокол, который должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству не позднее следующего рабочего дня. Протокол подписывается главой территориального управления или лицом, его замещающим, председательствующим на совещании, и направляется в общий отдел для присвоения номера, проставления даты.
Копию протоколов или выписку из них сотрудник структурного подразделения, ответственный за подготовку совещания, направляет исполнителям для организации работы по выполнению принятых решений.
6.5. Административно-организационный отдел координирует работу структурных подразделений территориального управления по организации:
- встреч главы с представителями общественных организаций, объединений и представителями средств массовой информации;
- проведения отчетов перед населением о работе, проводимой территориальным управлением.
6.6. Общий отдел координирует работу структурных подразделений территориального управления по организации:
- протокольных мероприятий по организации приема делегаций, официальных гостей (в т.ч. иностранных);
- протокольных мероприятий по встрече официальных (должностных) лиц.