Коды структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга, иных организаций, а также сотрудников Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга утверждаются приказом губернатора Санкт-Петербурга.
Коды отделов структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга, организаций и их сотрудников утверждаются приказом соответствующих органов и направляются в Управление телекоммуникационного и информационного обеспечения Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга (далее - УТИО).
При утверждении кодов целесообразно обеспечить совпадение значения кода и значения индекса номенклатуры дел служебных документов соответствующего органа Администрации Санкт-Петербурга.
В случае изменения структуры, штатного расписания и персонального состава работников структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга соответствующая информация об изменениях должна быть передана на следующий рабочий день в электронном виде в УТИО.
После внесения изменений и дополнений в автоматизированную систему ведения глобальных классификаторов данные о новых кодах структурных подразделений, сотрудников и организаций должны быть доведены администратором глобальных классификаторов ЕСЭДД до сведения структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга.