3.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на очередном заседании Коллегии возлагается на одного из членов Коллегии или председателя Комитета.
Материалы и проект решения, представленные на Коллегию, должны быть предварительно рассмотрены соответствующими заместителями мэра.
Контроль за представлением материала к заседанию Коллегии осуществляется секретарем Коллегии.
3.2. Ответственный за подготовку вопроса представляет секретарю Коллегии не позднее чем за 15 дней до заседания: проект решения, список приглашенных и в необходимых случаях справочные материалы.
3.3. Секретарь Коллегии не позднее чем за 10 дней до заседания знакомит членов Коллегии с материалами по запланированным к рассмотрению вопросам.
3.4. Члены Коллегии не позднее чем за 5 дней до заседания могут направить секретарю Коллегии свои замечания по полученным материалам.
Секретарь Коллегии обязан в срок не позднее 3 дней до заседания ознакомить с этими замечаниями ответственного за подготовку вопроса.
3.5. Приглашенные на заседание Коллегии оповещаются секретариатом.
3.6. Члены Коллегии, не имеющие возможности принять участие в заседании, своевременно сообщают от этом секретарю Коллегии.