10.1. Составление номенклатур дел
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, документы в делопроизводстве классифицируются.
10.1.1. Классификация документов закрепляется номенклатурой дел, которая представляет собой систематизированный список наименований дел с указанием сроков хранения и оформляемый в виде таблицы. Сроки хранения дел указываются в номенклатуре дел согласно перечню.
10.1.2. Заголовок дела должен быть конкретным.
Не допускаются общие заголовки ("Разная переписка", "Общие вопросы", "Справочный материал" и т.д.).
10.1.3. При составлении заголовка к делу с перепиской следует указывать, с кем ведется переписка и о чем. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс и стабильный порядок расположения его составных частей. Система индексов является основой для регистрационных номеров.
10.1.4. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и, в связи с этим, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
10.1.5. По окончании делопроизводственного года производится архивирование бумажных подлинников с соответствующей отметкой в автоматизированной системе делопроизводства.
10.1.6. Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение года. Если изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в сводный годовой раздел описи.
10.1.7. Номенклатура дел и сроки хранения дел утверждаются ответственным за делопроизводство руководителем.
10.2. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел и их хранение
10.2.1. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- документы постоянного срока хранения формируются отдельно от документов временного хранения;
- в дела группируются документы одного года (за исключением переходящих дел);
- годовые отчеты, планы, сметы группируются отдельно от проектов и остаются в материалах того года, к которому относятся (годовые отчеты за 1997 год составляются в 1998 году, но подшиваются в дело 1997 года);
- переписка формируется по нумерации, проставленной в автоматизированной системе делопроизводства;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- подлинные приказы по основной деятельности хранятся в канцелярии, по личному составу - в отделе кадров.
10.2.2. При подшивке документов в дела проверяются:
- правильность оформления документов (наличие даты, номера, заверительной надписи, отметка "В дело "...", подписи);
- соответствие содержания документа названию дела;
- объем дела, который не должен превышать 250 листов и толщины 3-4 см;
- наличие отметки в соответствующей базе данных автоматизированной системы делопроизводства.
В дела подшиваются только исполненные документы.