4.1. Информация о всех исходящих документах заносится в соответствующую базу данных автоматизированной системы делопроизводства согласно общим правилам, определенным в разделе 2.
4.2. При регистрации в автоматизированной системе документам присваивается статус:
- если документ подготовлен непосредственно в Комплексе перспективного развития города, ему присваивается статус "Инициативный исходящий";
- если документ является ответом на какой-либо входящий документ, ему присваивается статус "Исходящий ответ" и документ присоединяется к документу, ответом на который он является.
4.3. Ответственные за делопроизводство обязаны проверить правильность оформления документа и заполнения электронной карточки базы данных и только после этого проставить исходящий номер на подписанный документ.