3.1. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции:
3.1.1. При получении документов ответственный за делопроизводство проверяет:
- правильность направления документов;
- наличие приложений к документу.
3.1.2. Корреспонденция вскрывается ножницами. Конверты сохраняются, если необходим обратный адрес или установление фактического срока отправки документов.
3.1.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню, утверждаемому ответственным за делопроизводство руководителем.
3.1.4. В Общем отделе все поступающие документы сортируются на документы, которые подлежат там регистрации и документы, которые передаются по принадлежности без регистрации.
3.1.5. На всех регистрируемых документах проставляется штамп.
3.1.6. Информация о всех входящих документах заносится в соответствующую базу данных автоматизированной системы делопроизводства согласно общим правилам, определенным в разделе 2.
3.1.7. При регистрации в автоматизированной системе документам присваивается статус:
- если документ поступил по конкретному вопросу впервые, ему присваивается статус "Первичный";
- если документ по смыслу или формальным признакам повторяет ранее пришедший документ, то ему присваивается статус "Повторный" и он присоединяется к соответствующему "Первичному";
- если документ является ответом на письмо, ему присваивается статус "Входящий ответ" и он присоединяется к соответствующему ему "Первичному" или "Повторному" документу. Для писем, заявлений и жалоб граждан признание документа "Повторным" производится исключительно по признаку авторства - все письма от одного автора признаются повторными по отношению к его самому первому письму.
3.1.8. После регистрации документа и присвоения ему входящего номера он передается руководителю по принадлежности для проставления резолюции.
3.2. Порядок рассмотрения и исполнения входящих документов:
3.2.1. Резолюция на документе, рассмотренном руководителем, должна содержать следующее:
- фамилию ответственного исполнителя и соисполнителей, если документ поручается исполнить нескольким исполнителям;
- предписываемое действие (поручение);
- срок исполнения;
- отметка о постановке на контроль (при необходимости);
- личную подпись;
- дату.
3.2.2. После проставления резолюции документы передаются соответствующим лицам, ответственным за контроль исполнения документов, которые осуществляют "переметку" документа.
В базу данных заносится:
- отметка о постановке на контроль;
- лицо, осуществляющее контроль;
- дата контроля;
- ответственный исполнитель,