О вводе в промышленную эксплуатацию единой автоматизированной системы обработки документированной информации в управлениях Комплекса перспективного развития города, расположенных в здании по адресу: Никитский пер., д.5 (утратило силу на основании распоряжения Правительства Москвы от 30.10.2013 N 625-РП)

2. Общие правила регистрации документов

2.1. Каждый регистрируемый документ имеет свой уникальный регистрационный номер.

2.2. В автоматизированной системе делопроизводства на каждый регистрируемый документ заводится специальная Электронная карточка документа, содержащая основные реквизиты документа и отражающая процесс его отработки, вплоть до закрытия (исполнения).

2.3. Регистрация документов в автоматизированной системе делопроизводства производится в соответствии с видом данного документа:

- служебная переписка с организациями регистрируется в базе данных "Служебная корреспонденция";

- переписка по обращениям (письмам, заявлениям или жалобам) граждан и коллективов регистрируется в базе данных "Письма граждан";

- распорядительные и с ними связанные документы регистрируются в базе данных "Решения и распоряжения";

- внутренние распорядительные и с ними связанные документы регистрируются в базе данных "Распоряжения, приказы внутренние";

- протоколы совещаний и с ними связанные документы регистрируются в базе данных "Протоколы".

2.4. Допускается регистрация служебной переписки и переписки по обращениям граждан и коллективов в базе данных "Решения и распоряжения" в том случае, если переписка ведется по вопросу ранее зарегистрированного распорядительного документа.

2.5. Регистрация документов первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития города и начальника отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы осуществляется в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы.

2.6. Регистрация документов начальников Управлений и их заместителей осуществляется уполномоченными сотрудниками Общего отдела Финансово-хозяйственного управления в соответствующих базах данных этих управлений.

2.7. Во исполнение документа, после проставления резолюции руководителем и определения исполнителя, зарегистрированный документ (его копия) может быть направлен в подчиненное подразделение (подразделения). Так, документ, зарегистрированный в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы, может быть направлен на исполнение в управления, на имя начальников управлений или их заместителей. Документ, зарегистрированный в Общем отделе (документ на имя начальника Управления или его заместителя), может быть направлен на исполнение на имя начальника отдела этого управления.

2.8. Такие, зарегистрированные и направленные на исполнение, документы не подлежат повторной регистрации в автоматизированной системе в подразделениях. Новый регистрационный номер подразделения-исполнителя им не присваивается. В автоматизированной системе такая передача документа фиксируется как рассылка, с созданием для каждого подразделения-исполнителя своей копии электронной карточки этого документа. Контроль исполнения документа в подразделении-исполнителе вышестоящим подразделением ведется по этой копии карточки. В подразделении-исполнителе в момент получения документа на исполнение (его копии) в автоматизированной системе осуществляется подтверждение получения копии электронной карточки. В дальнейшем фиксация этапов процесса исполнения (обработки) документа и контроль исполнительской дисциплины производится в этой копии карточки. Переписка по этому документу (ответы, повторные обращения и т.д.) регистрируется в привязке к этой копии карточки.

2.9. Документы, направленные начальнику управления (или его заместителю) из другого Управления подлежат регистрации в автоматизированной системе также, как и документы, поступившие из сторонней организации с присвоением им самостоятельных регистрационных номеров.

2.10. Документам в соответствии с их видом при регистрации присваиваются номера следующей структуры:

- у служебной корреспонденции

- у писем и заявлений граждан и коллективов

- у решений, распоряжений и протоколов (и их пунктов)

Номера документов формируются в автоматизированной системе по следующим правилам:

- значение поля "Индекс" заполняется сотрудником согласно вводимой в управлениях Комплекса единой системы индексации документов.