10.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан, поступающими в Канцелярию, организует Управление по обращениям и жалобам.
10.2. Все поступившие в Канцелярию обращения граждан первоначально поступают в сектор служебной корреспонденции отдела делопроизводства секретариата Канцелярии (далее - сектор служебной корреспонденции), который передает обращения в день поступления в сектор писем Управления по обращениям и жалобам для регистрации (далее - сектор писем).
10.3. Зарегистрированные письма передаются для рассмотрения по реестрам (под расписку) в структурные подразделения Администрации в соответствии с их компетенцией.
10.4. Обращения, адресованные губернатору и требующие доклада, передаются работниками сектора писем в секретариат Канцелярии. На указанных письмах по их рассмотрению губернатор либо по его поручению начальник секретариата Канцелярии или заместитель начальника секретариата Канцелярии налагает резолюцию о рассмотрении обращения структурным подразделением Администрации или структурным подразделением Канцелярии в соответствии с компетенцией.
10.5. Все письма граждан, на которых имеется резолюция губернатора, ставятся на контроль.
10.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет сектор писем.
10.7. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения руководителем структурного подразделения, рассматривающего обращение, с обязательным уведомлением об этом заявителя и сектора писем.
10.8. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо, с его согласия, устный ответ.
10.9. Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами Администрации в соответствии в их компетенцией. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.
Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право подписывать губернатор, первые вице-губернаторы, вице-губернаторы, руководители структурных подразделений Администрации и их заместители.
В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.
10.10. Подлинники ответов передаются сектором писем в сектор служебной корреспонденции на отправку. Копии ответов подшиваются в дела в секторе писем.
10.11. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в секторе писем 3 года, затем передаются в установленном порядке в архив.
10.12. Управление по обращениям и жалобам осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями граждан структурными подразделениями Администрации, подразделениями Канцелярии, а также должностными лицами государственных предприятий, учреждений и организаций, подведомственных Администрации.
10.13. Структурные подразделения Администрации в установленные сроки представляют в Управление по обращениям и жалобам не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с обращениями и жалобами, а также предложения по совершенствованию этой работы.
10.14. Управление по обращениям и жалобам осуществляет анализ деятельности должностных лиц Администрации по работе с обращениями и жалобами, готовит заключения и отчеты с соответствующими выводами и предложениями и вносит их на рассмотрение губернатора и Правительства.