18.3.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив.
18.3.2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений правительства, ответственными за делопроизводство, при методической помощи архива.
18.3.3. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по номенклатуре дел и включает в себя:
отбор документов постоянного и временного (пять лет и свыше) хранения для подготовки к передаче в архив;
отбор документов временного хранения (до пяти лет), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли (в том числе с отметкой "До минования надобности").
По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе 5 "Примечание") делается соответствующая отметка.
Например: уничтожено 02.04.93; передано в архив по описи 04.02.93 и т.п.
18.3.4. Дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятия дублирующих экземпляров документов, черновиков, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.
18.3.5. Дела постоянного, временного хранения, по личному составу подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются в верхнем правом углу, в конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 10).
Обложка дел оформляется в соответствии с существующими правилами (приложение 11).
18.3.6. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные дела передаются в архив по описям (приложение 12).
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения;
дела по личному составу;
документы, включенные в акт на уничтожение (подписанные руководителем подразделения).
18.3.7. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.
18.3.8. Описи дел структурных подразделений правительства составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Один экземпляр описи вместе с документами передается в архив, второй экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в подразделении.
18.3.9. До передачи на государственное хранение в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга документы постоянного хранения находятся в архиве.
18.3.10. Справки по документам, находящимся на хранении в архиве, выдаются сторонним организациям на основании письменных запросов в адрес руководителя департамента делопроизводства и информатизации.