18.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, используется для учета дел временного срока хранения.
18.1.2. Сводная номенклатура дел правительства (приложение 8) составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на последующий год, утверждается председателем правительства по представлению руководителя департамента делопроизводства и информатизации и вводится в действие с 1 января нового года. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел возлагается на отдел обработки служебных документов департамента делопроизводства и информатизации.
18.1.3. Сводная номенклатура дел правительства согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК) Архивного управления мэрии Санкт-Петербурга и правительства Ленинградской области не реже чем один раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры правительства она пересогласовывается и утверждается независимо от срока ее предыдущего согласования.
18.1.4. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел правительства, должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и номера дела.
Наименование и последовательность расположения разделов сводной номенклатуры дел должны соответствовать утвержденной структуре правительства Ленинградской области.
18.1.5. При составлении сводной номенклатуры дел правительства используются номенклатуры дел структурных подразделений, которые должны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в их делопроизводстве, в том числе справочные (регистрационные) картотеки и журналы.
18.1.6. Номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 9) составляются ответственными за делопроизводство этих подразделений при участии работников архива отдела обработки служебных документов (далее - архив) и согласовываются с руководством этого отдела.
Если в течение года возникают новые дела, они дополнительно вносятся по согласованию с отделом обработки служебных документов в утвержденную номенклатуру.
18.1.7. Номенклатуру дел составляют следующие графы:
порядковый номер (индекс дел);
название дела (группы документов);
количество дел (указывается по итогам года);
сроки хранения документов;
примечания.
Номенклатура дел структурного подразделения оформляется в соответствии с указанными требованиями и утверждается руководителем подразделения. Один экземпляр номенклатуры дел передается в отдел обработки служебных документов.
18.1.8. Заголовки в разделах номенклатуры дел располагаются в следующей последовательности:
нормативные акты Российской Федерации;
законы Ленинградской области;
постановления и распоряжения губернатора;
постановления и распоряжения правительства;
документы, отражающие вопросы основной деятельности подразделения;
документы по контролю и оценке деятельности подразделения;
планы;
отчеты;
информационно-справочные и другие материалы.
Сведения о копийности указываются в конце заголовка в скобках. Например: "Постановления правительства области (копии)".
18.1.9. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел работником, ответственным за ведение делопроизводства, составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел и передается в отдел обработки служебных документов.