Недействующий

Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области (с изменениями от 15 января 1996 года) (утратило силу с 1 января 1998 года на основании постановления губернатора Ленинградской области от 30.12.97 N 534-пг)

18.2. Формирование и хранение дел.

18.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

18.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

18.2.3. Контроль за правильным формированием дел в правительстве осуществляется архивом.

18.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;

помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

документы постоянного и временного сроков хранения подшивать в разные дела;

группировать в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики;

сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом).

18.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель. НА документе проставляется отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

18.2.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия документов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласно номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые обозначения (индексы).

18.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях правительства по месту из заведения (через три года после окончания дел) документы постоянного и временного (три года и свыше) хранения передаются в архив.

Дела временного хранения (до пяти лет) хранятся до истечения срока в структурных подразделениях.

18.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.