18.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
18.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
18.2.3. Контроль за правильным формированием дел в правительстве осуществляется архивом.
18.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
документы постоянного и временного сроков хранения подшивать в разные дела;
группировать в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);
не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики;
сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом).
18.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель. НА документе проставляется отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
18.2.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия документов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласно номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые обозначения (индексы).
18.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях правительства по месту из заведения (через три года после окончания дел) документы постоянного и временного (три года и свыше) хранения передаются в архив.
Дела временного хранения (до пяти лет) хранятся до истечения срока в структурных подразделениях.
18.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.