11.1.1. Прием, регистрация и отправка документов правительства производятся в канцелярии (комната 134) с 9 до 18 часов в (в пятницу с 9 до 17 часов) с перерывом на обед с 12.00 до 12.48.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается дежурным по приемной губернатора с последующей передачей в канцелярию, включая вскрытые конверты, с указанием документов, оставленных для рассмотрения.
11.1.2. Все конверты с поступившими в правительство служебными документами вскрываются, за исключением писем граждан и конвертов с документами, адресованных отделу записи актов гражданского состояния области, отделу кадров департамента организационно-кадровой работы (с наградными материалами).
При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи составляется соответствующий акт и служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
11.1.3. Регистрация служебной корреспонденции - это фиксация факт поступления ее в правительство (отправки из правительства) путем проставления на документе соответствующего регистрационного штампа (при отправке - исходящего номера и даты) и заведением в компьютер или ручную картотеку следующих данных:
дата регистрации и номер документа, сведения о корреспонденте, краткое содержание документа, наличие приложений, количество листов;
резолюция губернатора, председателя правительства, включая фамилию исполнителя, срок исполнения, сведения о постановке на контроль и движении документа;
отметка об исполнении и списании в дело.
В необходимых случаях указанные данные могут дополняться или изменяться.
11.1.4. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
11.1.5. Входящий номер документа является одновременно исходящим номером ответа на него и состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера обращения.
Инициативным документам присваивается исходящий номер, имеющий те же составляющие, что и входящий.
11.1.6. Служебным документам по одному и тому же вопросу, поступившим в течение одного календарного года, присваивается входящий номер первичной регистрации и к ним прилагается предшествующая переписка.
11.1.7. Регистрации в канцелярии подлежит вся служебная корреспонденция (как входящая, так и исходящая), в том числе и "внутренняя",за исключением следующих документов:
бухгалтерские документы;
информационные и рекламные материалы, присланные для сведения;
периодические издания;
поздравительные письма и телеграммы.
Документы по исполнению постановлений, распоряжений, письменных поручений губернатора и председателя правительства области направляются для рассмотрения в отдел контроля исполнения распорядительных документов.
11.1.8. На документах, поступивших в канцелярию до 15 часов, в регистрационном штампе указывается дата текущего дня; поступивших после 15 часов - дата следующего рабочего дня за днем поступления.
11.1.9. Телеграммы, факсо- и телетайпограммы (документы с грифами "Срочно", "Весьма срочно" и т.п.) регистрируются днем поступления с указанием времени.
11.1.10. Телетайпограммы и факсы регистрируются в журнале установленного образца.
11.1.11. Прием (передача) телефонограмм, адресованных губернатору, председателю правительства и его заместителям, осуществляется их приемными с регистрацией в специальных журналах с указанием даты и времени приема (передачи), фамилий адресата, подписавшего, передавшего и принявшего телефонограмму.
11.1.12. Документы на иностранном языке, поступившие в адрес губернатора, регистрируются с указанием номера и даты и передаются в секретариат губернатора советнику по международным вопросам.
Документы на иностранном языке, поступившие в адрес других подразделений правительства, регистрируются с указанием номера и даты и передаются в эти подразделения.
11.1.13. После регистрации работники канцелярии распределяют полученную корреспонденцию по следующим группам:
почта губернатора;
почта председателя правительства;