9.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности управленческих структур области, в правительстве проводятся совещания с руководителями структурных подразделений правительства, местных администраций, а также предприятий и организаций.
9.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, список ответственных за их подготовку, состав участников совещания определяются должностным лицом, проводящим совещание.
9.3. Оповещение участников совещания, направление при необходимости в их адрес материалов для проработки, регистрацию приглашенных, ведение и оформление протокола или поручений обеспечивают, как правило, те подразделения, которые проводят совещание. Они же оформляют поручения, данные на совещании, как правило, не позднее следующего после совещания рабочего дня и в нужном количестве экземпляров вместе со списком рассылки передают их в канцелярию для регистрации и рассылки адресатам.
9.4. Поручения по совещаниям, проводимым губернатором и председателем правительства области, либо лицами их замещающими, оформляются секретариатами губернатора и председателя правительства в соответствии с требованиями настоящей инструкции и передаются для регистрации и рассылки в канцелярию. При этом в список обязательной рассылки включаются лица и подразделения, указанные исполнителями поручений, заместители губернатора, секретариат губернатора и председателя правительства, отдел контроля, канцелярия, контрольное управление.
9.5. Протокол совещания оформляется, как правило, в течение трех рабочих дней после совещания.
9.6. В протоколе указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.
По каждому рассмотренному вопросу указывается, кто выступил, излагается содержание принятого решения, определяется ответственный за исполнение решения и срок исполнения.
9.7. Общие требования к оформлению протокола совещания:
9.7.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование органа, которым проводится совещание.
9.7.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом "заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня".
9.7.3. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме:
слушали - выступили - решили.
Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
9.7.4. В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части текста протоколов указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря совещания.
9.7.5. В разделе "Присутствовали" при количестве участников свыше 15 человек, указывается, как правило, общее количество присутствующих. В этом случае к протоколу прилагается список участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в порядке субординации должностей и с разбивкой по вопросам повестки дня.
9.7.6. В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, рассмотренные на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?": "Об итогах...", "О деятельности...".
9.7.7. В разделах "Слушали" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "Выступили" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений.
9.7.8. В разделе "Решили" излагается текст принятых на совещании решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.