4.1. Официальными документами являются законы Ленинградской области, постановления, распоряжения, приказы, договоры, соглашения, послания, заявления, письма и обращения в вышестоящие органы или другие субъекты Федерации и иные документы за подписью губернатора, председателя правительства, председателя законодательного собрания.
4.2. Предложения администраций районов и городов области, предприятий и организаций об издании официальных документов передаются канцелярией в министерства, комитеты, управления, отделы правительства по принадлежности вопроса для составления заключения о целесообразности принятия документов. При положительной оценке предложения соответствующим структурным подразделением готовится проект документа.
4.3. Проекты официальных документов подлежат обязательному визированию в следующей последовательности:
исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
заместителем председателя правительства по принадлежности вопроса;
редактором протокольного отдела;
руководителем департамента делопроизводства и информатизации;
работником юридического комитета, которому в соответствии с должностными обязанностями предоставлено право визирования документов.
4.4. Полноту согласования проектов документов определяет руководитель департамента делопроизводства и информатизации, в случае необходимости проведения дополнительного согласования он возвращает проект исполнителю с указанием об этом.
4.5. В случае внесения изменения в проект документа после визы юридического комитета проект документа подлежит повторному визированию в этом комитете.
4.6. Проекты документов, признанные юридическим комитетом противоречащими действующему законодательству, возвращаются исполнителю с соответствующим заключением.
4.7. При наличии всех согласований тексты официальных документов проходят редактирование в протокольном отделе.
Перенос текста документа на соответствующий бланк осуществляется только в бюро подготовки документов с резолюцией "на бланк", сделанной заведующим протокольным отделом.
4.8. Проекты официальных документов докладываются губернатору и председателю правительства руководителем департамента делопроизводства и информатизации.
За проекты официальных документов, переданные на подпись руководству с нарушением порядка, установленного настоящим пунктом, несет ответственность лицо, осуществившее передачу.
4.9. При рассмотрении представленного проекта документа губернатор, председатель правительства принимают, как правило, одно из следующих решений:
подписывают проект документа;
направляют проект документа на доработку, делая соответствующие поручения. В этом случае исполнитель обязан доработать проект и провести повторное согласование;
отклоняют проект документа.
4.10. Подписанные документы передаются руководителем департамента делопроизводства и информатизации в соответствующее подразделение этого департамента для дальнейшего оформления и отправки.