3.12.1. Проекты документов, отчеты о выполнении контрольных документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.
3.12.2. Служебные документы подписывают:
на бланке губернатора - губернатор;
на бланке заместителя губернатора - его заместители;
на бланке правительства -губернатор, заместитель губернатора-председатель правительства, его заместители;
на бланках структурных подразделений правительства руководители структурных подразделений или другие должностные лица этих подразделений в соответствии с их полномочиями.
3.12.3. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, копия остается в деле канцелярии. При отправке документа факсимильной связью или массовой рассылке документа в деле остается первый экземпляр (оригинал) документа с подписью, а рассылаются его ксерокопии. При оформлении документа, направляемого в несколько адресов вышестоящим органам, или совместного документа, издаваемого от имени двух и более органов (организаций) подписываются все экземпляры документа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (распределению обязанностей).
При подписании документа несколькими должностными лицами равными по статусу должностей, их подписи располагаются на одном уровне.
3.12.4. Внесение в подписанные документы каких-либо исправлений и добавлений не допускается.
3.12.5. Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
3.12.6. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформляемом на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
3.12.7. Если должностное лицо, для подписи которого подготовлен документ, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления вносятся машинописным способом).