3.11.1. Содержание и структура текста документа строятся в зависимости от функционального назначения (вида) документа.
3.11.2. Общим требованием к тексту документа является лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.
3.11.3. Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее документам или дублировать их.
3.11.4. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь об этом ссылку в тексте.
3.11.5. Текст документа делится, как правило, на две части. В первой - вводной (констатирующей) части - излагаются причина, повод составления документа, даются ссылки на основополагающие документы. Во второй части содержатся выводы, предложения, просьбы, рекомендации, предписания.
Вводная часть в документе может отсутствовать.
3.11.6. Текст сложных по содержанию документов (положение, устав, инструкция и др.) делится на разделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В номер пункта включается номер раздела, в номер подпункта - номера раздела и пункта.
3.11.7. Текст документов излагается, как правило, от третьего лица единственного числа либо от первого лица множественного числа.
От первого лица единственного числа излагается текст правовых актов, издаваемых на основе единоначалия (распоряжения, приказы и т.п.), а также документов, исходящих от конкретного лица (заявления, докладные записки и т.п.).
В правовых актах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица.
3.11.8. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в информационных документах, как правило, в конце предложения, в распорядительных актах - как правило, рядом с глаголом или отглагольным существительным, через которые передается предписываемое действие.
Например: "Леноблкомимуществу представить к 10 июня 1994 года ... графики приема в муниципальную собственность ..." или: "Департаменту финансов области обеспечить перечисление до 14 декабря 1994 года...".
3.11.9. Терминология документа должна соответствовать установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, а применение их в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
3.11.10. В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, стандартами, в частности, допускаются общепринятые сокращения наименований федеральных и территориальных органов власти.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным их уставами, положениями. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует расшифровывать.
3.11.11. Наименование должности допускается сокращать только в тексте документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не допускаются.
3.11.12. В тексте документа инициалы, как правило, располагаются после фамилии, в реквизите "подпись" инициал имени ставится перед фамилией.
При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах и выписках инициалы следует располагать после фамилий.
3.11.13. Перечисления в тексте выделяются с абзаца без проставления дефиса.