1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, письмами и обращениями граждан в подразделениях правительства Ленинградской области (далее правительство).
1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 N 1118-р), Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации (утверждена распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 29.11.93 N 1380), Устава Ленинградской области (принят законом Ленинградской области от 27.10.94 N 6-03), Положения о правительстве Ленинградской области (утверждено постановлением главы администрации Ленинградской области от 28.01.94 N 18) и учетом Регламента законодательного собрания Ленинградской области (закон Ленинградской области от 20.12.94 N 10/1-03).
1.3. Правила и порядок работы в подразделениях правительства с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.
1.4. Правила и порядок работы в подразделениях правительства с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", устанавливаются отдельной инструкцией.
1.5. Министерства и иные структурные подразделения правительства могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых инструкций, не противоречащих настоящей инструкции. Самостоятельно разрабатываемые инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями структурных подразделений.
1.6. Документы правительства Ленинградской области являются областной собственностью, включаются в имущество правительства области.
1.7. Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми (составляемыми) при помощи средств вычислительной техники.
Порядок передачи документов электронной почтой регулируется специальной инструкцией.
1.8. Правила и порядок работы с документами, предусмотренными настоящей инструкцией, обязательны для всех сотрудников подразделений, входящих в состав правительства области.
1.9. Сотрудники подразделений правительства несут персональную ответственность за соблюдение положений настоящей инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. В случае утраты документа руководитель подразделения назначает служебное расследование, по результатам которого на виновных налагаются взыскания.
1.10. Документы средствам массовой информации передаются структурными подразделениями правительства только через государственный комитет по средствам массовой информации и полиграфии.
1.11. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях правительства, соблюдение установленных сроков исполнения возлагается на их руководителей, которые определяют сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Функции ответственного за ведение делопроизводства в подразделении определяются должностной инструкцией этого сотрудника.
1.12. Передача документов и их копий из подразделений правительства работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.
1.13. При уходе сотрудника в отпуск, убытии в длительную командировку, увольнении или перемещении руководитель подразделения должен обеспечить передачу используемых в работе документов другому сотруднику.
1.14. В правительстве устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой:
1.14.1. В отделе обработки служебных документов департамента делопроизводства и информатизации ведется организационно-методическая и контрольная работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов резолюций по исполнению служебных документов, адресованных губернатору Ленинградской области (далее - губернатор), председателю правительства, справочная работа по вопросам, связанным с делопроизводством.
1.14.2. В протокольном отделе департамента делопроизводства и информатизации (далее - протокольный отдел) осуществляется подготовка к выпуску, выпуск,регистрация и хранение областных законов, постановлений и распоряжений губернатора и правительства, решений и постановлений законодательного собрания, протоколов и стенограмм заседаний правительства и законодательного собрания, ведется справочно-информационная работа по принятым актам.
1.14.3. В канцелярии отдела обработки служебных документов (далее - канцелярия) осуществляется прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация и направление документов, адресованных губернатору, председателю правительства и их заместителям, министрам, другим руководителям структурных подразделений правительства, ведется справочная и информационная работа по состоянию исполнительской дисциплины.
1.14.4. В отделе обращений граждан комитета по правам человека (далее - отдел обращений) ведется делопроизводство по обращениям граждан и контроль за их рассмотрением, а также справочно-информационная работа.
1.14.5. В секторе правовой информации юридического комитета при правительстве (далее - юридический комитет) осуществляется регистрация правовых актов вышестоящих органов государственной власти, поступающих в правительство и законодательное собрание, подготовка проектов резолюций по их исполнению и справочная работа.
1.14.6. В отделе контроля исполнения распорядительных документов департамента делопроизводства и информатизации (далее отдел контроля) проводится аналитическая работа с целью обеспечения контрольной информацией губернатора и председателя правительства, осуществляется контроль сроков исполнения постановлений и распоряжений губернатора и правительства, а также служебных документов, имеющих указания о постановке на контроль, письменных поручений губернатора и председателя правительства, методическая работа по организации контроля исполнения в структурных подразделениях правительства.
1.14.7. В структурных подразделениях правительства, имеющих канцелярии, осуществляются прием, регистрация, рассмотрение и контроль за сроками исполнения документов, адресованных этим подразделениям, а также необходимая аналитическая и справочная работа.
1.15. Ответственность за компьютерное, техническое и программное обеспечение делопроизводства и электронной поисково-справочной системы несет отдел информатизации департамента делопроизводства и информатизации.