Учет детей, подлежащих усыновлению, независимо от возраста ребенка (от рождения до 18 лет) ведут органы управления образованием администраций районов и городов Ленинградской области.
На усыновление иностранным гражданам разрешается передавать только тех детей, которых не взяли под опеку (попечительство) или на усыновление граждане Российской Федерации.
Для координации работы по усыновлению в министерстве образования Ленинградской области создается информационный банк данных о детях, подлежащих международному усыновлению. В информационный банк органам управления образованием администраций районов и городов области передаются сведения на каждого ребенка по следующей форме:
1. Фамилия, имя, отчество
2. Дата рождения
3. Сведения о причинах, по которым ребенок лишился опеки (попечительства) родителей, с указанием документа, подтверждающего это.
4. Медицинское заключение о состоянии здоровья (развернутый диагноз).
5. Сведения о кандидатах в усыновители, которые отказались от усыновления данного ребенка.
Администрациям родильных домов (отделений), домов ребенка, детских домов, школ-интернатов, лечебных и других учреждений категорически запрещается разглашение сведений о наличии детей, подлежащих усыновлению, и данных о них как отдельным гражданам, подлежащих усыновлению, и данных о них как отдельным гражданам, так и представителям сторонних отечественных и зарубежных организаций и агентств.
Кандидатов в усыновители из числа иностранных граждан предлагают организации и агентства зарубежных стран, наделенные полномочиями принимающего государства по передаче детей для воспитания в семье и последующего контроля за условиями жизни и воспитания в них детей.