8. В дело документов помещаются все указанные в пунктах 1, 6 настоящих Правил документы (копии документов), поступившие для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - документ).
9. Дело документов открывается:
на каждый объект учета;
для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).
10. Дело документов идентифицируется по строке "Дело N _____" формы его титульного листа:
а) РНГИРО объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя, если правообладателем является физическое лицо, в строку "Дело N _____" вместо ОГРН вносится знак "-", если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);
б) РНГИРО объекта учета, если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий государственную казну Ростовской области (далее - объект учета казны);
в) ОГРН правообладателя, если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);
г) числом "61", если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в реестре объектов учета казны (далее - дело общих документов казны).
11. Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.
Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.
При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N ____" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов.
12. При внесении записей в опись документов:
в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;
в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;
в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;
в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);
в графу 5 вносится количество листов в документе;
в графу 6 вносятся номера листов.
Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.
13. При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в государственную казну Ростовской области должностное лицо вносит изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.
14. Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из государственной собственности Ростовской области или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "3AKPЫTO", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.
15. Закрытое дело в установленном порядке передается на постоянное хранение в архив минимущества области либо государственный архив.