Архивное дело получает все более важное место в многоплановой жизни Московской области, занимающей одну из лидирующих позиций по макроэкономическим показателям среди субъектов Российской Федерации.
Во-первых, растет социальная значимость архивов. Хранящаяся в них информация по трудовым отношениям граждан все более необходима в реализации пенсионной реформы. Интенсивность использования документов в этом направлении постоянно растет.
Во-вторых, активизацию обращений в архивы вызывает коренное изменение имущественных, экономических отношений в обществе, увеличение объемов передаваемой в архивы документации от организаций, ликвидированных и реорганизованных в ходе экономической и административной реформ.
В-третьих, существенно вырос документооборот в деятельности организаций - источников комплектования Архивного фонда Московской области, что в свою очередь увеличивает потребность в упорядочении этих документов для последующей передачи на хранение в архивы. Это порождает необходимость выделения новых площадей архивохранилищ, монтажа дополнительного стеллажного оборудования, систем пожарной и охранной сигнализаций.
И, наконец, усилилось значение архивов в развитии исторической науки, всех обществоведческих дисциплин. Это особенно проявилось после передачи документов, ранее не доступных общественности, на открытый режим хранения. Они впервые стали предметом углубленных исследований историков. Таким образом, сегодня архивы активно востребованы современной гуманитарной наукой.
Главной проблемой обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области является отсутствие необходимых резервов для комплектования документами в Государственном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" по адресу: г.Москва, ул.Азовская, д.17. Загруженность архивохранилищ архива составляет 100%, что не позволяет в полной мере решить задачу обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области. В настоящее время в организациях сосредоточены значительные массивы документации, относящейся к собственности Московской области, которые в соответствии с законодательством должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный архив в связи с ликвидацией государственных органов, государственных организаций. Так, по данным паспортизации организаций - источников комплектования Архивного фонда Московской области, в негосударственных организациях Московской области хранятся 167402 единицы документов постоянного срока хранения, 1210012 единиц - по личному составу, а также в государственных органах и организациях - 35568 единиц документов постоянного срока хранения, хранящихся сверх установленных законодательством сроков с 1967 года по настоящее время. Совокупный объем документов (1377414 единиц хранения), подлежащих приему на государственное хранение, превышает имеющийся в настоящее время объем дел областных государственных архивов (1333494 единицы хранения). Отсутствие помещений для хранения документов в организациях может привести к утратам документов Архивного фонда Московской области.
Архивный фонд Московской области нельзя считать полноценным без документов партийных и комсомольских органов и организаций Московской области. После приостановления деятельности КПСС в августе 1991 года указанные документы поступили в Мосгорархив, ныне - Главное архивное управление Правительства Москвы. В соответствии с ч.2 ст.7 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" к собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации. Сегодня в архивах города Москвы хранится около 800000 единиц архивных документов, отражающих историю партийной и комсомольской организаций Московской области. Данные архивные документы активно востребованы населением Московской области для подтверждения социальных прав и законных интересов, а также для изучения истории Московской области.
В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда, в том числе и электронные документы, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, государственных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие архивы (ст.5, 21, 22, 23). В связи с ростом электронного документооборота в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области актуален вопрос приема таких документов на архивное хранение.
Проблемы развития архивного дела в Московской области требуют согласованных действий органов государственной власти Московской области, органов местного самоуправления Московской области. Такой целенаправленный комплексный подход возможен только в рамках долгосрочной целевой программы Московской области "Архивы Подмосковья на 2009-2011 годы".