4.1. Службу возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности правовым актом Губернатора автономного округа.
4.2. Руководитель Службы имеет заместителей, один из которых - первый заместитель руководителя осуществляет свою деятельность на освобождённой основе и исполняет обязанности руководителя Службы при его временном отсутствии.
4.3. Первый заместитель руководителя Службы назначается и освобождается от должности правовым актом Губернатора автономного округа.
4.4. Заместитель руководителя Службы непосредственно руководит одним из управлений Службы. Заместитель руководителя Службы назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Службы.
Заместитель руководителя Службы исполняет обязанности руководителя Службы при временном отсутствии руководителя Службы и первого заместителя руководителя Службы.
4.5. Правовые акты и документы (приказ о заключении служебного контракта на определённый срок, служебные контракты на определённый срок, командировочные удостоверения, иные документы) по вопросам осуществления трудовых отношений с руководителем Службы и первым заместителем руководителя Службы от имени представителя нанимателя подписывает руководитель аппарата Губернатора автономного округа.
4.6. Состав основных структурных подразделений Службы утверждается правовым актом Администрации автономного округа.
Структурными подразделениями Службы являются управления, отдел, сектор по основным направлениям деятельности Службы. В состав управлений могут быть включены отделы и секторы.
В состав Службы на правах управления входит Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа, сокращённое наименование которого - ГА ЯНАО.
4.7. В Службе образуется коллегия в составе председателя, секретаря и членов коллегии. Состав коллегии утверждается приказом руководителя Службы. Коллегия является совещательным органом, вырабатывающим предложения по развитию и совершенствованию архивного дела в автономном округе.
4.8. В Службе создаётся экспертно-проверочная комиссия (сокращённое наименование - ЭПК), состав которой утверждается приказом руководителя Службы. Экспертно-проверочная комиссия - коллегиальный орган, созданный для решения вопросов о включении архивных документов в состав архивных фондов автономного округа.
4.9. В Службе создаётся редакционный совет, состав которого утверждается приказом руководителя Службы. Редакционный совет - совещательный орган, созданный для рассмотрения вопросов, связанных с редакционно-издательской деятельностью и информационной поддержкой интернет-ресурса Службы.
4.10. Руководитель Службы:
4.10.1. Руководит Службой, организует её деятельность.
4.10.2. Несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на Службу функций.
4.10.3. Действует без доверенности от имени Службы, представляет интересы Службы в государственных органах, органах местного самоуправления автономного округа, иных организациях, а также представляет интересы Службы в качестве истца и ответчика в суде.
4.10.4. Распределяет обязанности между своими заместителями.
4.10.5. Издаёт приказы по вопросам, относящимся к компетенции Службы, подписывает служебные документы Службы.
4.10.6. Организует приём граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений в установленный законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа срок.
4.10.7. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.
4.10.8. Представляет на рассмотрение Администрации автономного округа:
- проекты нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности;
- предложения о предельной штатной численности и фонде оплаты труда государственных гражданских служащих и иных работников Службы;
- доклад о результатах деятельности Службы в установленной сфере деятельности;
- ежегодный план и основные показатели деятельности Службы, а также отчёт об исполнении плана;
- предложения по формированию проекта окружного бюджета в части, касающейся финансового обеспечения деятельности Службы.
4.10.9. Осуществляет кадровую работу в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и законодательством Российской Федерации и автономного округа о государственной гражданской службе, в том числе:
- в установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности государственных гражданских служащих и иных работников Службы;