1. Исполнитель готовит ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
В ответе, направляемом в государственные органы, органы местного самоуправления, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.
2. Проект ответа готовится исполнителем в двух экземплярах:
1) для направления заявителю;
2) для хранения в деле (контрольный экземпляр).
В случае если обращение поступило в Администрацию для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения, готовится также ответ для направления в организацию (организации) или должностному лицу, приславшим обращение.
3. В случае если в резолюции содержится поручение подготовить ответ за подписью Главы Екатеринбурга или его заместителя, готовится проект ответа за подписью указанного лица.
В случае если в резолюции содержится поручение предоставить информацию для подготовки ответа за подписью Главы Екатеринбурга или его заместителя, проект ответа на основе предоставленной информации готовится помощником Главы Екатеринбурга или помощником заместителя Главы Екатеринбурга, в случае его отсутствия - специалистом отдела по работе с обращениями граждан.
В случае если в резолюции Главы Екатеринбурга или его заместителя содержится поручение рассмотреть обращение и дать ответ заявителю, ответ готовится за подписью руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа, которому поручено рассмотрение обращения (или лица, официально его замещающего).
Если обращение поступило в отраслевой (функциональный) или территориальный орган, то ответ готовится за подписью руководителя этого органа (или лица, официально его замещающего).
4. Исполнитель, подготавливающий проект ответа, визирует его контрольный экземпляр. В случае если ответ готовится за подписью Главы Екатеринбурга или его заместителя, контрольный экземпляр ответа визируется руководителем органа.
5. Ответы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга.
Ответы за подписью Главы Екатеринбурга или заместителей Главы Екатеринбурга оформляются на бланке письма Администрации (с угловым расположением реквизитов), за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации - на бланках писем отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации (с угловым расположением реквизитов).
6. После подписания ответов Главой Екатеринбурга, его заместителями помощники возвращают ответы в отдел по работе с обращениями граждан. Специалистами отдела осуществляется регистрация ответов и внесение в соответствующие поля электронных регистрационно-контрольных карточек сведений об исполнении обращений и о списании их в дело. Зарегистрированные ответы передаются в экспедицию для направления заявителям.
Ответы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации регистрируются в данных органах. Один экземпляр ответа направляется заявителю по почте, другой (контрольный) остается в этом органе.
В случае если обращение поступило в орган через отдел по работе с обращениями граждан (зарегистрировано в отделе), контрольный экземпляр ответа направляется в отдел по работе с обращениями граждан вместе с обращением и приложениями.
7. Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются заявителям по почтовому адресу, указанному в обращении.
8. Ответы на коллективные обращения граждан направляются на имя первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или на адрес лица, указанного на конверте.