1. Все поступившие в Администрацию обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.
2. В отделе по работе с обращениями граждан регистрируются:
1) обращения, адресованные Главе Екатеринбурга, его заместителям или поступившие в Администрацию без указания конкретного должностного лица, в том числе обращения, направленные в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;
2) запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением прокуратуры и судов.
3. Обращения, адресованные в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации, регистрируются в этих органах.
4. При регистрации в правом нижнем углу первого листа обращения (если это место занято текстом - в любом свободном месте первого листа обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный номер документа. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на сопроводительном письме также ставится регистрационный штамп.
5. Регистрация обращений в отделе по работе с обращениями граждан осуществляется сотрудниками отдела с использованием автоматизированной системы регистрации и контроля обращений граждан. При регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация: дата поступления обращения, регистрационный номер, фамилия и инициалы заявителя, адрес заявителя; в случае если обращение поступило с сопроводительным письмом - данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения.
6. Регистрационный номер состоит из:
1) порядкового номера поступившего документа;
2) индекса, обозначающего район города, в котором проживает гражданин, направивший обращение;
3) номера тома, представляющего совокупность документов, относящихся к обращениям одного и того же гражданина или группы граждан (внутри соответствующего дела по номенклатуре дел);
4) индекса, обозначающего форму обращения (письменная форма обращения - индекс 1, устная форма обращения - индекс 2).
Например: 458/377-1250/1, где 458 - порядковый номер поступившего документа, 377 - индекс, обозначающий район города, 1250 - номер тома, 1 - индекс, обозначающий письменную форму обращения гражданина.
Индексы, обозначающие районы города Екатеринбурга, указываются в соответствии с классификатором, принятым в отделе по работе с обращениями граждан:
364 - Верх-Исетский район;
368 - Железнодорожный район;
373 - Кировский район;
377 - Ленинский район;
380 - Октябрьский район;
385 - Орджоникидзевский район;
390 - Чкаловский район;
999 - индекс для иногородних граждан.
7. При регистрации обращения проверяется, является ли обращение повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина или коллектива граждан по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.
8. Обращения, поступившие от одного и того же гражданина или коллектива граждан в течение года, формируются в один том, номер которого является составной частью регистрационного номера обращения.