Действующий

Об утверждении Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

III. Организация делопроизводства в органах власти с использованием СЭДД

3.1. Движение документов в органе власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот органа власти.

3.2. СЭДД позволяет выполнять следующие функции:

- прием и учет поступивших документов;

- учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль за прохождением документов в структурных подразделениях органов власти;

- ввод информации о ходе и результатах исполнения документов;

- справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

- подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, подготовка и своевременная передача дел на государственное хранение;

- ознакомление сотрудников органов власти с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства.

3.3. При использовании СЭДД выделяются следующие категории (роли) пользователей СЭДД:

- руководители (принимают управленческие решения - рассматривают, визируют, подписывают, знакомятся с ходом исполнения документов в СЭДД);

- делопроизводители руководителей (уполномочены замещать своих руководителей при работе в СЭДД в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД);

- делопроизводители (отправляют, получают, регистрируют документы, контролируют ход и результаты исполнения);

- исполнители (готовят проекты документов, исполняют направленные им поручения и резолюции).

3.4. Базовые функциональные обязанности руководителя в СЭДД:

- ознакомление с корреспонденцией;

- формирование резолюций и поручений;

- исполнение резолюций вышестоящего руководства;

- направление документов на ознакомление и согласование;

- визирование документов (при согласовании);

- подписание документов.

3.5. Базовые функциональные обязанности делопроизводителя СЭДД:

- регистрация входящей корреспонденции;

- контроль правильности оформления документов, направляемых на подписание или согласование;

- регистрация внутренних документов, в том числе организационно-распорядительных документов;

- регистрация исходящей корреспонденции;