3.1. Движение документов в органе власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот органа власти.
3.2. СЭДД позволяет выполнять следующие функции:
- прием и учет поступивших документов;
- учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль за прохождением документов в структурных подразделениях органов власти;
- ввод информации о ходе и результатах исполнения документов;
- справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
- подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, подготовка и своевременная передача дел на государственное хранение;
- ознакомление сотрудников органов власти с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства.
3.3. При использовании СЭДД выделяются следующие категории (роли) пользователей СЭДД:
- руководители (принимают управленческие решения - рассматривают, визируют, подписывают, знакомятся с ходом исполнения документов в СЭДД);
- делопроизводители руководителей (уполномочены замещать своих руководителей при работе в СЭДД в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД);
- делопроизводители (отправляют, получают, регистрируют документы, контролируют ход и результаты исполнения);
- исполнители (готовят проекты документов, исполняют направленные им поручения и резолюции).
3.4. Базовые функциональные обязанности руководителя в СЭДД:
- ознакомление с корреспонденцией;
- формирование резолюций и поручений;
- исполнение резолюций вышестоящего руководства;
- направление документов на ознакомление и согласование;
- визирование документов (при согласовании);
- подписание документов.
3.5. Базовые функциональные обязанности делопроизводителя СЭДД:
- регистрация входящей корреспонденции;
- контроль правильности оформления документов, направляемых на подписание или согласование;
- регистрация внутренних документов, в том числе организационно-распорядительных документов;
- регистрация исходящей корреспонденции;