10.1. Для согласования проектов исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов может использоваться СЭДД. Исключение составляют подразделения, временно не охваченные СЭДД.
10.2. Согласование в СЭДД осуществляется в соответствии со следующими принципами:
10.2.1. На согласование может быть направлен только неподписанный проект РКК документа.
10.2.2. Проекты документов в обязательном порядке визируются руководителем подразделения, где готовился проект документа в СЭДД.
10.2.3. Сроки согласования и состав участников согласования определяются для каждого вида документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству органа власти.
10.2.4. Участники согласования могут накладывать средствами СЭДД визы трех видов:
- согласен;
- не согласен;
- особое мнение.
10.2.5. В случае наложения виз "не согласен" и "особое мнение" участник обязан привести мотивированный отказ (или замечание) в карточке согласования документа в СЭДД.
10.2.6. Инициатор создания нового проекта РКК документа может направить документ на совместную подготовку одному или нескольким лицам - работникам одного или нескольких органов власти, используя механизм согласования документов при работе в корпоративном режиме.
10.2.7. Инициатором отправки документа на согласование и его участниками могут быть любые пользователи СЭДД.
10.2.8. В СЭДД согласование может быть параллельным, последовательным или комбинированным.
При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают соответствующие уведомления. Согласование проводится в сроки, установленные инициатором. Если по истечении срока согласования кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования документа завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно прекращается инициатором процесса.
При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).
При комбинированном согласовании часть процесса может идти по последовательной схеме, а часть - по параллельной в произвольном порядке.
Последовательное согласование в СЭДД осуществляется по следующему сценарию:
- если время согласования превышено данным участником, то документ остается на согласовании у данного лица, при этом будет послано уведомление визирующему и инициатору согласования;
- если поставлена отрицательная виза, то будет послано уведомление инициатору и продолжен процесс согласования.
Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу или досрочно - инициатором процесса либо по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено).
10.2.9. В процессе согласования участники могут в свою очередь создавать лист согласования и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам, осуществляя так называемое петлевое согласование в СЭДД.
10.2.10. Совместная подготовка и согласование документов с органами власти, не подключенными к СЭДД, производится на уровне подготовки и регистрации внутренней корреспонденции: сопроводительного письма с приложением проекта согласуемого документа.