4.1. Устанавливается следующий порядок обработки входящих документов с применением СЭДД:
4.1.1. При поступлении входящего документа делопроизводителем в СЭДД создается РКК документа и заполняются следующие реквизиты согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции:
- ФИО адресата;
- корреспондент (отправитель документа);
- регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);
- дата регистрации документа корреспондентом;
- заголовок (кратко отражающий содержание документа).
В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т.д.), получатель добавляется в список адресатов.
4.1.2. Если входящий документ получен в ответ на исходящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в РКК документа.
4.1.3. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭДД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически.
4.1.4. После присвоения документу номера делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.
4.1.5. В РКК может быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК.
Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма.
4.1.6. В случае необходимости делопроизводители могут направить зарегистрированный документ на ознакомление сотрудникам структурных подразделений органа власти. Делопроизводители, инициировавшие процесс ознакомления, могут проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭДД.
4.1.7. Документы после рассмотрения и наложения резолюции возвращаются делопроизводителю для внесения в РКК СЭДД реквизитов резолюции.
4.1.8. После рассмотрения документа и наложения резолюции по нему документ может быть поставлен делопроизводителем на контроль в СЭДД.
4.1.9. Исполнитель, который является руководителем структурного подразделения, получает уведомление о направлении ему входящего документа или резолюции по нему на исполнение, рассматривает документ и вносит резолюцию по нему в СЭДД с указанием исполнителя из числа сотрудников подчиненного структурного подразделения. В случае необходимости документ с резолюцией может быть поставлен на контроль исполнения в СЭДД.
4.1.10. Исполнитель получает уведомление о направлении ему документа на исполнение в СЭДД. По завершению работы с входящим документом исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции.
4.1.11. Автор резолюции (руководитель структурного подразделения) получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и принимает либо не принимает отчет об исполнении резолюции. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом в СЭДД.
4.1.12. Если по документу была внесена резолюция вышестоящего руководителя органа власти, то руководитель подразделения (исполнитель по резолюции вышестоящего руководителя) формирует отчет об исполнении такой резолюции.
Вышестоящий руководитель или замещающий его делопроизводитель получает соответствующее уведомление в СЭДД, знакомится с результатами, принимает либо отклоняет отчет исполнения.
4.1.13. При необходимости исполненный документ может быть отнесен делопроизводителем в дело на уровне подразделения, исполнившего документ с использованием СЭДД.
Средствами СЭДД документ может быть отнесен одновременно к нескольким делам.