Данный раздел Инструкции о порядке ведения справочников БД "Структура организации" (далее - СО) и БД "Справочник внешних организаций" (далее - СпО) разработан в соответствии с инструкциями администратора по работе с CompanyMedia (СМ).
Инструкция регламентирует работу Администратора СМ и пользователей, участвующих в работе СЭДД в органах власти автономного округа.
Ответственным за управление СЭДД является Администратор CM.
15.1. Порядок работы со справочниками "Структура организации"
15.1.1. БД "Структура организации" является корпоративной базой данных. Работа со справочником - централизованная.
15.1.2. Регистрацию и/или подключение сотрудника в БД "СО" СЭДД, а также изменение настроек СЭДД производит Администратор СМ на основании заявок.
15.1.3. Для отслеживания кадровых изменений в органах власти Администратор СМ получает уведомления обо всех кадровых и структурных изменениях (прием, увольнение, перемещение сотрудников, изменения в структуре) от сотрудников структуры ДОУ или кадровой работы органа власти.
15.1.4. Требования, изложенные в данном разделе Инструкции, подлежат исполнению всеми сотрудниками органов власти автономного округа, зарегистрированными и/или подключенными к СЭДД.
15.2. Порядок регистрации сотрудников в БД "Структура организации" (БД "СО") в СЭДД.
15.2.1. Справочник "Структура организации" является неотъемлемой частью СЭДД и предназначен для организации движения электронных документов между участниками документооборота. Ответственным за полноту представленной в справочнике информации и ее актуальностью является Администратор СМ.
15.2.2. Сотрудники могут работать с электронными документами, полученными или переданными по СЭДД, только при условии их регистрации в БД "Структура организации" СЭДД.
15.2.3. Регистрация сотрудника в БД "СО" СЭДД не влечет за собой обязательную установку рабочего места СЭДД.
15.2.4. Обязательная регистрация в БД "СО" предусматривается для следующих категорий персонала:
- руководители органов власти автономного округа и их заместители;
- руководители структурных подразделений и их заместители;
- делопроизводители.
15.2.5. Остальные сотрудники регистрируются Администратором СМ на основании заявки на регистрацию в СЭДД, созданной и зарегистрированной в БД Help Desk (далее - заявка на регистрацию).
15.2.6. При заполнении заявки на регистрацию указываются соответствующие категория "Ведение СО" и название задачи ("Добавление записи в СО", "Изменение записи в СО", "Удаление записи в СО").
15.2.7. В "Описании задачи" необходимо указать полные инициалы сотрудника, а также занимаемую должность с полным перечнем иерархии подчинения до руководителя органа власти.
15.3. Порядок работы со справочником "Справочник внешних организаций" (далее - БД "СпО")
15.3.1. БД "СпО" используется исполнителями при заполнении РКК входящих и исходящих документов. Исполнителями являются сотрудники и делопроизводители подразделений органов власти, готовящие проекты исходящих документов.
15.3.2. Функции исполнителей при работе с БД "СпО":
- поиск организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;
- выбор организации из предложенного перечня введенных в справочник организаций;
- заполнение заявки на добавление сторонней организации в справочник;
- заполнение заявки на объединение разных названий одной и той же организации в одну.
15.3.3. Все перечисленные действия производит исполнитель, заполняющий РКК документа. Ведение справочника организаций в СЭДД по заявкам исполнителей осуществляет Администратор СМ.
15.3.4. Ответственность за ведение (внесение, изменение, удаление) системных организаций в базе данных "СпО" возложена на Администратора СМ.