7.1. К организационно-распорядительным документам (далее - ОРД) относятся правовые акты и протоколы, подписанные руководителем исполнительного органа государственной власти или лицом, его замещающим.
7.2. Устанавливается следующий порядок обработки ОРД средствами СЭДД:
7.2.1. Автор создает в СЭДД проект ОРД, заполняет список рассылки в РКК и при необходимости определяет связи ОРД с уже существующими в СЭДД документами.
7.2.2. Согласование ОРД осуществляется средствами СЭДД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органе власти и требованиями раздела "исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов" настоящей Инструкции.
7.2.3. Автор передает РКК согласованного проекта ОРД на регистрацию средствами СЭДД.
7.2.4. Делопроизводитель уполномоченного подразделения получает уведомление о направлении документа на регистрацию в СЭДД, проверяет правильность оформления, распечатывает документ и передает бумажный оригинал на подпись руководителю.
7.2.5. Руководитель рассматривает проект ОРД и подписывает документ на бумажном носителе или отказывается от подписи.
7.2.6. Подписанный ОРД возвращается на регистрацию в уполномоченное структурное подразделение на бумажном носителе.
7.2.7. Делопроизводитель уполномоченного подразделения осуществляет регистрацию ОРД в СЭДД, после чего на бумажном экземпляре документа проставляет регистрационный номер, присвоенный ОРД, и дату регистрации. Выполняется сканирование подписанного и зарегистрированного ОРД. Электронный образ вкладывается в РКК ОРД в СЭДД и автоматически рассылается адресатам.
7.2.8. При оформлении ОРД на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа внесению в РКК подлежат вид бланка и его номер.
7.2.9. Автоматическая рассылка ОРД средствами СЭДД на ознакомление осуществляется в соответствии со списком рассылки РКК ОРД, подготовленным автором ОРД.
Делопроизводитель уполномоченного подразделения (ответственного за работу с определенным видом ОРД) определяет срок ознакомления и инициирует процесс ознакомления. При этом СЭДД автоматически выполняет рассылку уведомлений участникам.
7.2.10. Участник ознакомления, получивший документ, рассматривает ОРД и подтверждает факт ознакомления путем выбора команды "Ознакомиться" в СЭДД. Делопроизводитель уполномоченного подразделения и автор документа имеют возможность контролировать ход ознакомления с документом средствами СЭДД.
7.2.11. Если ОРД рассылается сторонним организациям, не подключенным к СЭДД, информация о доставке проставляется делопроизводителем уполномоченного подразделения в соответствующем поле РКК ОРД в СЭДД.
7.2.12. Работники уполномоченного подразделения, ответственного за работу с определенным видом ОРД, заносят поручения по ОРД в СЭДД и ставят их на контроль. Исполнители автоматически получают уведомления о направлении им поручений по ОРД на исполнение.
В случае переноса срока исполнения указывается новый срок и причина переноса.
7.2.13. Исполнитель (руководитель структурного подразделения), получивший поручение по ОРД, может создавать поручения для нижестоящих исполнителей и ставить их на личный контроль. В момент сохранения поручения по ОРД исполнитель получает уведомление средствами СЭДД о направлении ему на исполнение поручения.
7.2.14. Исполнитель создает отчет об исполнении поручения в СЭДД. В момент сохранения карточки отчета автор поручения получает уведомление об исполнении поручения в СЭДД.
7.2.15. Автор поручения принимает или отклоняет отчет об исполнении в СЭДД. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом.
7.2.16. Сотрудники уполномоченного подразделения снимают поручение с контроля на основании полученного отчета об исполнении.
7.2.17. РКК документа относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел по месту регистрации.