14.1. Эффективность поиска документа в СЭДД достигается путем формирования и применения:
- номенклатуры дел;
- классификатора видов документов;
- классификатора корреспондентов;
- классификатора авторов и исполнителей;
- классификатора типовых заголовков;
- классификатора тематики документа,
а также установкой взаимных связей и ссылок между документами.
14.2. В СЭДД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭДД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм. Средствами СЭДД возможно осуществлять экспорт результатов поиска или подборки в формат офисных приложений для последующего использования.
14.3. Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в РКК, так и содержанию (приложению) к РКК в случае использования файлов совместимого формата.
14.4. Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка, т.е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Для расширения области поиска используются замещающие символы:
* - замена любого количества символов, например:
Строка поиска | Результат поиска |
автономный | документы, содержащие слово "автономный" |
автономн* | документы, содержащие слова "автономный", "автономные", "автономного", "автономных" и т.д. |
14.5. Базы регистрационных данных в СЭДД, журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.