Действующий

Об утверждении Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

V. Исходящие документы (создание, обработка, согласование и отправка)

5.1. Создание, обработка, согласование и направление на подписание проектов исходящих документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях органа власти.

Регистрация исходящей корреспонденции производится с использованием СЭДД.

5.2. Устанавливается следующий порядок обработки исходящих документов средствами СЭДД:

5.2.1. Исполнитель готовит проект исходящего документа по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке.

5.2.2. Исполнитель создает в СЭДД проект РКК исходящего документа, при этом возможно использование типового шаблона документа.

Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа.

5.2.3. Исполнитель согласует проект документа на предмет соответствия Инструкции по делопроизводству органа власти с делопроизводителем подразделения с помощью операции согласования в СЭДД.

5.2.4. Для документов, требующих обязательного согласования, перед подписанием (в соответствии с требованиями раздела " исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов"), исполнитель формирует лист согласования, определяет участников и тип согласования (параллельное, последовательное или комбинированное), срок согласования и инициирует процесс электронного согласования документа.

5.2.5. При положительном завершении процесса согласования исполнитель средствами СЭДД передает проект исходящего документа на регистрацию.

5.2.6. Делопроизводитель получает уведомление о направлении документа на регистрацию в СЭДД, проверяет правильность оформления, распечатывает документ и передает бумажный оригинал на подпись.

5.2.7. Руководитель рассматривает проект исходящего документа в бумажном виде и подписывает его или отказывает в подписи.

5.2.8. После подписания документ возвращается на регистрацию.

5.2.9. Делопроизводитель осуществляет регистрацию исходящего документа в СЭДД, после чего проставляет регистрационный номер и дату регистрации из РКК на бумажном экземпляре документа. Документ относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел, т.е. по месту регистрации документа.

5.2.10. При оформлении исходящего документа на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа внесению в РКК подлежат вид бланка и его номер.

5.2.11. В РКК может быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК.

Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма.

5.2.12. Осуществляется отправка документа адресату или адресатам. По результатам отправки и контроля доставки ставится соответствующая отметка в РКК документа.