1.1. Настоящая Временная инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) и сложившейся практикой делопроизводства в исполнительных органах государственной власти автономного округа (далее - органы власти) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов - системой электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).
1.2. Положения Инструкции соответствуют этапу внедрения СЭДД в деятельность органов власти и характеризуются:
- временно ограниченной зоной внедрения - часть органов власти не использует СЭДД в процессе делопроизводства;
- временно ограниченной областью применения - в эксплуатацию введены системы делопроизводства, работы с обращениями граждан, учета договорных обязательств и ряд других;
- временно ограниченным предметом применения - отображением этапов движения документов на бумажном носителе, частично с совмещением электронных копий;
- временно ограниченной юридической значимостью документов - частичное использование электронной цифровой подписи.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.
1.4. В органах власти в соответствии и на основании настоящей Инструкции могут быть сформированы ведомственные инструкции по электронному документообороту.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника его непосредственный руководитель или руководитель/сотрудник структурного подразделения, ответственного за учет кадров, обязан проинформировать структуру, ответственную за документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) органа власти, о необходимости внесения изменений в СЭДД.
1.6. Сотрудники органов власти персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции.