Действующий

Об утверждении Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

VIII. Организация работы с обращениями граждан в СЭДД

8.1. Устанавливается следующий порядок обработки обращений граждан с применением СЭДД:

8.1.2. На каждое обращение делопроизводитель оформляет РКК в СЭДД.

8.1.3. Делопроизводитель регистрирует РКК документа. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически.

8.1.4. При получении повторных обращений документам присваивается тот же регистрационный номер, что и первоначально поступившему обращению, в РКК обязательно проставляется отметка о том, что обращение является повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание" указывают, кому направлялось на решение предыдущее обращение.

8.1.5. Обращение может быть поставлено на контроль исполнения средствами СЭДД.

8.2. Порядок обработки обращений аналогичен порядку обработки входящих документов, указанному в подпункте 3.1.7 настоящей Инструкции.

Письменные обращения граждан, а также все документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела по месту регистрации обращения.

IX. Регистрация документов

9.1. Регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета контроля исполнения и поиска документов.

При использовании СЭДД происходит заполнение полей "Номер документа" и "Дата регистрации" РКК документа.

9.2. Для обеспечения информационной совместимости и создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в СЭДД и правила их заполнения.

9.3. Регистрация входящей корреспонденции:

9.3.1. В состав регистрационного номера входящего документа обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел.

9.3.2. В СЭДД входящие документы регистрируются в БД "Входящие".

9.4. Регистрация исходящей корреспонденции:

9.4.1. В состав регистрационного номера исходящего документа обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел.

9.4.2. В СЭДД исходящие документы регистрируются в БД "Исходящие".

9.5. Регистрация внутренних документов исполнительного органа государственной власти:

9.5.1. Служебные письма, а также другие внутренние документы, подписанные руководителем органа власти, регистрирует структура ДОУ исполнительного органа государственной власти.

9.5.2. Служебные письма (записки), а также другие внутренние документы, подписанные руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти, регистрируют делопроизводители структурных подразделений.

9.5.3. В состав регистрационного номера внутреннего документа обязательно входит порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, которому могут предшествовать индекс дела по номенклатуре дел. В состав номера могут также входить инициалы имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ.

9.5.4. В СЭДД внутренние документы регистрируются в БД "Внутренние".

9.6. Регистрация правовых актов:

9.6.1. Регистрационным номером правового акта является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года. К порядковому номеру через дефис может быть добавлен буквенный индекс, уникальный для каждого вида правового акта, например: N-ПГ, где "ПГ" - постановления Губернатора автономного округа.

9.6.2. В СЭДД правовые акты регистрируются в БД "ОРД".

9.6.3. В СЭДД организационно-распорядительные документы регистрируются в БД "ОРД".

9.7. Регистрация протоколов:

9.7.1. Протоколы заседаний (совещаний) регистрируются подразделением или коллегиальным органом, ответственным за проведение совещания.