АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

     
ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     
от 25 декабря 2007 года N 616-А
г.Салехард

     

Об утверждении Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

В целях реализации мероприятий окружной целевой программы "Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2006-2008 годы", утвержденной постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 июля 2006 года N 321-А, по разработке новых типовых управленческих технологий, применяемых в административно-управленческих процессах, основанных на широкомасштабном использовании информационных технологий, модернизации системы информационного обеспечения исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа

постановляет:

1. Утвердить Временную инструкцию по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Временная инструкция) согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Исполнительным органам государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при подключении к системе электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа принять Временную инструкцию к обязательному исполнению.

3. Установить, что аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа (Волкова Л.Д.) и департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа (Гмызин С.В.) являются уполномоченными органам, ответственными за администрирование системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа.

4. Уполномоченным органам до 31 января 2008 года разработать и утвердить требуемые регламентирующие документы по вопросу совместного ведения системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа.

5. Аппарату Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа (Волкова Л.Д.) обеспечить своевременное внесение необходимых изменений во Временную инструкцию по мере развития системы электронного документооборота и делопроизводства Ямало-Ненецкого автономного округа.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Кима А.М.

 Губернатор
Ямало-Ненецкого
 автономного округа
 Ю.В.Неелов

     
Приложение

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Администрации
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 25 декабря 2007 года N 616-А

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

     

I. Общие положения

1.1. Настоящая Временная инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) и сложившейся практикой делопроизводства в исполнительных органах государственной власти автономного округа (далее - органы власти) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов - системой электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

1.2. Положения Инструкции соответствуют этапу внедрения СЭДД в деятельность органов власти и характеризуются:

- временно ограниченной зоной внедрения - часть органов власти не использует СЭДД в процессе делопроизводства;

- временно ограниченной областью применения - в эксплуатацию введены системы делопроизводства, работы с обращениями граждан, учета договорных обязательств и ряд других;

- временно ограниченным предметом применения - отображением этапов движения документов на бумажном носителе, частично с совмещением электронных копий;

- временно ограниченной юридической значимостью документов - частичное использование электронной цифровой подписи.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.

1.4. В органах власти в соответствии и на основании настоящей Инструкции могут быть сформированы ведомственные инструкции по электронному документообороту.

1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника его непосредственный руководитель или руководитель/сотрудник структурного подразделения, ответственного за учет кадров, обязан проинформировать структуру, ответственную за документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) органа власти, о необходимости внесения изменений в СЭДД.

1.6. Сотрудники органов власти персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции.

II. Принципы организации единого пространства электронного документооборота органов власти

    2.1. Основные принципы построения СЭДД

2.1.1. СЭДД имеет следующие архитектурные особенности:

Основной режим работы при передаче документов между органами власти и доставке документов на рабочие места в рамках СЭДД - репликация баз данных (далее - БД) между серверами. Использование почтовых механизмов при передаче и доставке документов не предусмотрено. Вся передача выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes/Domino и разграничения прав доступа к документам.

Автоматическое поддержание целостности данных - реквизитов органов власти, данных о работниках, реквизитов документов.

Разграничение функций по администрированию, сочетание централизованного и децентрализованного способа управления системой.

Модульность построения - единый комплекс взаимодополняющих модулей с общими справочными и сервисными информационными ресурсами.

Единство и универсальность - работа с документами в стандартизованных приложениях всех органов власти.

Масштабируемость - сохранение основных проектных решений при увеличении объемов хранимой информации или при увеличении числа подключаемых структурных подразделений или числа пользователей.

Распределенность - обеспечение взаимодействия территориально-распределеных площадок органов власти.

    2.2. Порядок построения СЭДД

2.2.1. В целях обеспечения единого пространства электронного документооборота органов власти функциональная структура СЭДД имеет один уровень иерархии. Каждый орган власти автономного округа представлен в СЭДД как отдельное "самостоятельное подразделение" в рамках одной "системной" организации - Администрации автономного округа.

2.2.2. Все БД в полном объеме присутствуют в виде реплик на серверах органов власти, доступ к данным предоставляется работникам в соответствии с их функциональными обязанностями в СЭДД.

    2.3. Порядок подключения сотрудников к СЭДД

2.3.1. Операция подключения сотрудника к СЭДД выполняется при возможности выделения сотруднику лицензии на работу в СЭДД, то есть предоставлении ему рабочего места в СЭДД. Ответственность за соблюдение лицензионной чистоты подключаемых рабочих мест несет Администратор СМ.

2.3.2. Для подключения к СЭДД необходимо,чтобы:

- автоматизированное рабочее место сотрудника было подключено в локальную вычислительную сеть органа власти;

- между локальными вычислительными сетями органа власти и СЭДД была настроена межсетевая маршрутизация;

- сотрудник был зарегистрирован в СЭДД и имел Lotus-имя;

- на автоматизированное рабочее место сотрудника было установлено программное обеспечение клиента Lotus.

2.3.3. Первоочередное подключение к СЭДД предусматривается для следующих категорий персонала:

- руководители органов власти автономного округа и их заместители;

- руководители структурных подразделений и их заместители;

- делопроизводители.

Подключение к СЭДД остальных категорий персонала осуществляется на основании решения руководителей подразделений, наличия свободных лицензий работы в СЭДД.

2.3.4. Подключение к СЭДД производит Администратор СМ на основании заявки на подключение в СЭДД, созданной и зарегистрированной в БД HelpDesk (далее - заявка на подключение).

2.3.5. При заполнении заявки на подключение указываются соответствующие категория "Ведение СО" и название задачи "Изменение записи в СО".

2.3.6. В "Описании задачи" необходимо указать полные инициалы сотрудника, его Lotus-имя.

Для сотрудников категорий руководители и заместители при наличии и необходимости указываются замещающие сотрудники.

Для делопроизводителей указываются:

- базы данных СЭДД, работу в которых он будет осуществлять;

- перечень мест регистрации,

- наименование должности руководителя, чьим замещающим он будет являться.

2.3.7. Администратор СМ может запросить дополнительную информацию, требуемую для подключения сотрудника в СЭДД.

    2.4. Порядок отключения сотрудника от СЭДД при увольнении или перемещении на другую должность

2.4.1. При увольнении сотрудников, подключенных к СЭДД, Администратор СМ по умолчанию передает ведение дел:

от руководителя - его (первому) заместителю;

от заместителей руководителей любого ранга - их непосредственным руководителям;

от делопроизводителей структурных подразделений - руководителям структурных подразделений либо лицу, назначенному руководителем структурного подразделения из числа подчиненных;

от сотрудников прочих категорий - делопроизводителям структурных подразделений.

После передачи дел от уволенного сотрудника другому лицу Администратор СМ отключает сотрудника от СЭДД.

2.4.2. При перемещении сотрудника на другую должность Администратор СМ на основании уведомления о кадровых изменениях из подсистемы "СМ-Управление персоналом" блокирует учетную запись данного сотрудника до получения дополнительных указаний о дальнейших действиях.

2.4.3. Если в течение одного календарного месяца никаких заявок и изменений по перемещенному сотруднику не поступило, Администратор СМ удаляет запись о сотруднике из СЭДД с выполнением передачи дел руководителю структурного подразделения, где числился данный сотрудник.

    2.5. Порядок подключения сотрудника к СЭДД при временном замещении отсутствующего сотрудника

2.5.1. Причинами временного подключения замещающего сотрудника к СЭДД являются:

- отпуск замещаемого сотрудника;

- длительный больничный лист замещаемого сотрудника;

- командировка замещаемого сотрудника;

- обучение или повышение квалификации с полным отрывом от производства замещаемого сотрудника.

Основанием для временного подключения сотрудника к системе на период замещения является заявка на изменение настроек СЭДД в БД Help-Desk.

2.5.2. Заявка на изменение настроек СЭДД необходима Администратору СМ для оформления переадресации всех документов замещающему сотруднику вместо временно отсутствующего сотрудника.

2.5.3. Заинтересованным лицом может являться замещаемый сотрудник или непосредственный руководитель.

2.5.4. При возвращении временно отсутствующего сотрудника на рабочее место Администратор СМ подключает его к СЭДД без оформления дополнительных документов.

    2.6. Порядок внесения изменений в организационную структуру органа власти в СЭДД

2.6.1. При изменении организационной структуры органа власти (реструктуризации подразделений) информация об этом направляется Администратору СМ посредством заявки или пакета заявок на регистрацию в СЭДД.

2.6.2. На основании полученной информации Администратор СМ вносит изменения в иерархическую структуру органа власти автономного округа.

    2.7. Технические указания для Администратора СМ

2.7.1. Завершение изменения настроек в СЭДД вступает в силу на следующий день, так как ночью в СЭДД отрабатываются соответствующие административные процессы.

2.7.2. В отношении лица, которому передаются дела при увольнении или переводе сотрудника, в СЭДД выполняются все настройки, которые раньше были выполнены в отношении увольняющегося (или переходящего на другую должность) сотрудника, если иное не указано в карточке увольнения сотрудника (или карточке перевода сотрудника).

III. Организация делопроизводства в органах власти с использованием СЭДД