8.5.1. Работа с исходящей корреспонденцией начинается с подготовки ответственным исполнителем структурного подразделения Правительства области или органа исполнительной государственной власти области проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными лицами, а при необходимости - дорабатывается по их замечаниям.
8.5.2. Инициативные и ответные письма за подписью Губернатора области в обязательном порядке должны быть завизированы руководителем структурного подразделения Правительства области, органа исполнительной государственной власти области, подготовившим проект документа, и согласованы с вице-губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, управляющим делами Правительства области, курирующим данное направление деятельности, руководителем секретариата Губернатора области и управлением делопроизводства и архива Правительства области (в части проведения лингвистической экспертизы).
8.5.3. Инициативные и ответные письма за подписью вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области должны быть завизированы руководителем структурного подразделения Правительства области, органа исполнительной государственной власти области, подготовившим проект документа, а также помощниками или советниками указанных руководителей.
8.5.4. Ответственность за качество подготовки инициативных и ответных писем Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области несут руководители структурного подразделения Правительства области, органа исполнительной государственной власти области, подготовившие документ.
8.5.5. Окончательный, согласованный вариант письма, оформленный в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области, после распечатки на бланк вместе с документами, на основании которых он готовился, представляется на подпись Губернатору области, вице-губернатору области, первому заместителю Губернатора области, управляющему делами Правительства области, а затем все документы передаются в управление делопроизводства и архива Правительства области для отправки.
8.5.6. Управление делопроизводства и архива Правительства области осуществляет регистрацию инициативных исходящих писем Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области.
8.5.7. Ответные письма Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области, а также исходящие письма за подписью руководителей структурных подразделений Правительства области регистрируются специалистами приемных указанных руководителей и представляются в управление делопроизводства и архива Правительства области только для отправки.
Указания (требования) главного консультанта секретариата Губернатора области в приемной Губернатора области (специалистов приемной Губернатора области) в пределах его (их) компетенции подлежат незамедлительному исполнению специалистами приемных вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области, руководителей структурных подразделений Правительства области.
(пп. 8.5.7 в ред. Постановление Правительства области от 25.03.2009 N 534)
8.5.8. Управление делопроизводства и архива Правительства области осуществляет отправку исходящей корреспонденции Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений.
8.5.9. Перед отправкой корреспонденции управление делопроизводства и архива Правительства области проверяет правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Недооформленная, неправильно оформленная и недокомплектная корреспонденция возвращается управлением делопроизводства и архива Правительства области исполнителю для доработки.
8.5.10. Заверенные копии всех инициативных писем после отправки подшиваются в дела в управлении делопроизводства и архива Правительства области согласно утвержденной номенклатуре дел.
8.5.11. Исходящая корреспонденция принимается к отправке управлением делопроизводства и архива Правительства области в течение рабочего дня не позднее 15 часов. В предпраздничные дни исходящая корреспонденция принимается к отправке по отдельному графику.
8.5.12. Исходящая корреспонденция обрабатывается и отправляется управлением делопроизводства и архива Правительства области в день ее подписания или не позднее следующего рабочего дня.
8.5.13. Исходящая корреспонденция отправляется адресатам средствами фельдъегерской, специальной, почтовой, электрической связи, а также через отдел специальной документальной связи Правительства области.
8.5.14. Исходящая корреспонденция, адресованная Президенту Российской Федерации, председателю Правительства Российской Федерации, высшим должностным лицам Российской Федерации, в органы государственной власти Российской Федерации, полномочным представителем Президента Российской Федерации в федеральных округах, в российские учреждения за границей, в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, подписанная Губернатором области или лицом, им уполномоченным, вице-губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, в соответствии с их решением может передаваться на отправку в отдел специальной документальной связи Правительства области.
8.5.15. Исходящая корреспонденция принимается к отправке через отдел специальной документальной связи в течение рабочего дня, срочная корреспонденция - в особых случаях и в нерабочее время.
8.5.16. К исходящему документу на бумажном носителе объемом более двух страниц, передаваемому через отдел специальной документальной связи Правительства области, в обязательном порядке должна быть приложена копия информации в электронном виде.
8.5.17. В целях избежания принятия несогласованных решений в органах государственной власти Российской Федерации запрещается передавать одну и ту же информацию через отдел специальной документальной связи и другие виды связи через управление делопроизводства и архива Правительства области.